Wie läuft ein Background Screening bei Validato konkret ab? Vom Auftrag bis zum Prüfbericht

Der Ablauf im Überblick

Ein Background Screening bei Validato folgt einem klar definierten, dokumentierten Prozess. Am Anfang steht nicht die Datenbankabfrage, sondern die Festlegung des Prüfumfangs: Welche Position wird besetzt, welche Risiken sind mit ihr verbunden, welche Prüfung ist rechtlich erforderlich? Aus dieser Einordnung wählt Validato aus 18 konfigurierbaren Modulen genau jene aus, die zum Risiko der Rolle passen. So entsteht kein Standardpaket, sondern eine auf die konkrete Stelle zugeschnittene Prüfung.

Einwilligung und Rechtsgrundlage

Bevor Validato eine einzige Angabe verifiziert, liegt die Einwilligung der geprüften Person vor und die Rechtsgrundlage nach DSGVO Art. 6 und § 26 BDSG ist dokumentiert. Der Prozess ist so gestaltet, dass jederzeit nachvollziehbar bleibt, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet wurden. Diese Transparenz ist kein Zusatz, sondern integraler Bestandteil des Ablaufs und schützt sowohl den Arbeitgeber als auch die Kandidatin oder den Kandidaten.

Verifikation aus geprüften Quellen

Im Kern der Prüfung steht die Verifikation der Angaben. Validato verlässt sich dabei nicht allein auf automatisierte Datenbanktreffer, sondern gleicht Angaben mit belastbaren Primärquellen ab: Bildungsnachweise, frühere Arbeitgeber, öffentliche Register und OSINT-Quellen werden datenschutzkonform ausgewertet. Jeder Treffer wird von geschulten Analystinnen und Analysten bewertet, bevor er in den Bericht einfliesst. Reine Automatik würde hier Fehlalarme und Fehlinterpretationen produzieren.

Vier-Augen-Prinzip und Prüfbericht

Kein Bericht von Validato verlässt das Haus, ohne das Vier-Augen-Prinzip durchlaufen zu haben. Eine zweite fachkundige Person prüft die Bewertung, bevor der Bericht freigegeben wird. Das Ergebnis ist ein strukturierter Prüfbericht, den HR und Rechtsabteilung gleichermassen nutzen können: nachvollziehbar dokumentiert, mit klarer Trennung zwischen Fakt, Bewertung und offener Frage.

Der Mehrwert für Unternehmen

Am Ende steht ein Ergebnis, das entscheidungsfähig ist. Unternehmen erhalten keine Rohdaten, sondern eine belastbare, geprüfte Einordnung. Validato rechnet dabei per Pay-per-Use ab, sodass auch mittelständische Unternehmen ohne teure Volumenlizenz Zugang zu professionellem Screening erhalten. Die gesamte Verarbeitung erfolgt EU-gehostet auf eigener Infrastruktur und ISO-27001-zertifiziert.

„Ein gutes Screening ist kein Datenbank-Treffer, sondern ein nachvollziehbarer Prozess. Bei Validato durchläuft jeder Prüfbericht das Vier-Augen-Prinzip – erst dann ist er entscheidungsfähig.“

— Reto Marti, Managing Partner, Validato