DIE AUSGANGSLAGE:
Herausforderungen bei der Prozessoptimierung
Das Unternehmen CDS Call Dispatch Scholz GmbH sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, komplexe manuelle Abläufe im Kundenservice zu digitalisieren. Ziel war es, Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Fehlerquellen zu minimieren und die Systemlandschaft effizient zu vernetzen. Ein zentrales Element dieses Vorhabens war das Upload-Modul von SmartProcess. Dieses ermöglicht die kundenindividuelle Datenübernahme: CSV-Dateien werden automatisiert via E-Mail oder FTP in bestehende Kataloge integriert.
Die automatisierte Verarbeitung vereinfacht nicht nur die Abläufe, sondern reduziert auch den manuellen Aufwand erheblich. Die Umsetzung verlangte neben der technischen Integration in vorhandene Softwarelösungen auch ein strukturiertes Change-Management. Mitarbeitende wurden parallel zum laufenden Betrieb an die neuen Systeme herangeführt – ein Beispiel für eine erfolgreiche digitale Transformation im modernen Kundenservice.
DIE LÖSUNG:
Warum CDS auf SmartProcess setzt
Die Entscheidung für SmartProcess fiel aufgrund der umfassenden Funktionen im Bereich Prozessmanagement und Dokumentenmanagement. Insbesondere überzeugte die Lösung durch die leistungsstarke Workflow-Automatisierung mit flexibel anpassbarem Ticketmanagement und automatischer Priorisierung.
Eine fortschrittliche E-Mail-Schnittstelle zur Ticketgenerierung, ein integriertes Qualitätsmonitoring mit umfangreichen Reporting-Funktionen sowie ein intuitiv bedienbarer Prozessdesigner für kundenspezifische Workflows unterstreichen die Vielseitigkeit der Software. Ergänzt wird das System durch ein dynamisches Fragesystem für personalisierte Kundenkommunikation und die Möglichkeit zur Integration individueller Kundendaten. Die Etablierung standardisierter Prozesse sorgt zusätzlich für gleichbleibend hohe Servicequalität – eine Kombination, die CDS heute maßgeschneiderte, effiziente und qualitativ hochwertige Kundenlösungen ermöglicht.
DAS ERGEBNIS:
Positive Erfahrungen und messbare Erfolge bei CDS
Die Einführung von SmartProcess hat bei CDS spürbare Verbesserungen bewirkt. Die digitale Transformation des Ticketprozesses führte zu einer deutlich schnelleren Bearbeitung und damit zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Auch die Transparenz im Arbeitsalltag wurde maßgeblich erhöht: Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf den aktuellen Bearbeitungsstand aller Tickets, was die interne Kommunikation und Koordination verbessert.
Die hohe Anpassungsfähigkeit der Software erlaubt es CDS, Prozesse flexibel an neue Anforderungen anzupassen. So gelingt es dem Unternehmen, agil auf Veränderungen zu reagieren und die fortlaufende Digitalisierung und Automatisierung im Kundenservice weiter voranzutreiben – mit dem Ziel, Effizienz und Qualität kontinuierlich zu steigern.
Zur vollständigen Success Story von CDS Call Dispatch Scholz GmbH & SmartProcess
CWA (www.cwa.de und www.linkedin.com/company/cwa-smartprocess/) ist ein kompetenter und erfahrener Partner bei den Themen Prozessmanagement, Workflow-Management, Qualitätsmanagement und mehr. Mit Hauptsitz in Lilienthal (bei Bremen) und über 20 Jahren Erfahrung bietet CWA mit der Software SmartProcess Unternehmen aus allen Branchen eine smarte Software-Lösung für ihr Prozessmanagement, Qualitätsmanagement und Workflow-Management an.
Die CDS Call Dispatch Scholz GmbH (www.cdsnet.de/) ist ein etablierter Anbieter von Customer-Care-Services, Inbound-Telefonie und BPO. Seit 1990 im Dispatch-Geschäft tätig, unterstützt CDS Unternehmen dabei, ihre Kundenkommunikation im Kundendienst effizient zu gestalten und legt dabei besonderen Wert auf Professionalität, Transparenz und Qualität. Das Unternehmen ist rund um die Uhr verfügbar und setzt auf redundante Systeme und Leitungen, um höchste Zuverlässigkeit zu gewährleisten.
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