Durch Microsoft Office 365 Integration wird Dienst-BMW zum mobilen Büro

Viele Menschen auf Geschäftsreise empfinden die Zeit im Auto oftmals als verschenkt und unproduktiv. Auch für den Geschäftsführer der Maler-Einkauf eG (MEG) in Paderborn war dies bis vor kurzem nicht anders. Nun sorgt ein von der Münsteraner GWS Gesellschaft für Warenwirtschaft-Systeme mbH umgesetztes Pilot-Projekt für ganz neue Möglichkeiten. Über eine integrierte Schnittstelle zu Microsoft Office 365 lassen sich in seinem BMW-Dienstwagen per Diktier- und Vorlesefunktion unter anderem E-Mails während der Fahrt bearbeiten, Termine zu- oder absagen und Besprechungsorte in das Navigationssystem übertragen.

Um Kunden- oder Lieferantentermine wahrzunehmen, legt der Geschäftsführer der Maler-Einkauf eG in Paderborn, Dietmar Meyer, pro Jahr mehrere zehntausend Kilometer zurück. Sein Dienstwagen ist also fast wie ein zweites Zuhause. Die Herausforderung bislang: Obwohl er die Zeit und auch die Ruhe hatte, konnte er während der Fahrt nur begrenzt administrative und organisatorische Aufgaben per Telefon über seine Freisprechanlage erledigen. Ein Zugriff auf Daten oder Synchronisation verschiedener Endgeräte war während der Fahrt nicht möglich beziehungsweise erlaubt. Meyer: „Ich habe mir oft gewünscht, dass diese Zeit nicht verloren geht.“

Mobiles Büro im Auto


Mit der Microsoft Office 365 Lösung innerhalb der BMW-Connected-drive-Varianten ist diese Einschränkung nun ein für alle Mal vorbei. Dank der Verknüpfung der Kommunikationseinrichtung des Pkw´s mit dem persönlichen Microsoft Office 365-Konto des Geschäftsführers werden E-Mails, Kontakte und Kalendereinträge kontinuierlich mit seinen anderen Endgeräten synchronisiert und lassen sich direkt im Auto bearbeiten, sogar ohne dass ein Endgerät in der Nähe ist. Der E-Mail Server des Unternehmens wurde dazu mit dem Exchange Online über eine Hybridstellung verbunden. Über eine Skype for Business Anbindung werden zudem Telekonferenzen automatisch im Kalender erkannt und lassen sich mit einem Klick starten. Das Besonders dabei: Der Fahrer muss kein Smartphone in die Hand nehmen, um die Konferenzkennung einzugeben, sondern kann sich so ganz auf den Verkehr konzentrieren.

GWS setzt Projekt um

Als langjähriger Kunde beauftragte die Maler-Einkauf eG (MEG) Paderborn die GWS mit der gesamten Umsetzung des Projekts. Die Vorteile, die sich heute für den Vielfahrer ergeben, sind beachtlich. Während zuvor die Zeit im Auto gar nicht oder nur beschränkt genutzt werden konnte, lässt sie sich nun effizienter nutzen, ohne die Fahrsicherheit zu gefährden. „Viele Dinge sind dann schon auf den Weg gebracht, bevor man am Ziel der Fahrt ankommt“, so Meyer.

Über die GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH

Die GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH wurde 1992 gegründet. Heute arbeiten über 450 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Standorten Münster, München, Nürnberg, Leonberg, Isernhagen, Hamburg und Essen. Als Microsoft GOLD CERTIFIED und Global ISV Partner hat die GWS sich auf innovative Warenwirtschaftssysteme und Verbundlösungen für Handels- und Dienstleistungsunternehmen spezialisiert. Mehr als 1.300 Unternehmen setzen Produkte der GWS ein. Sie gehören zu verbundorientierten Unternehmen sowohl aus dem gewerblichen als auch aus dem landwirtschaftlichen Bereich. Neben den Standardsoftware-Produkten und standardisierten Speziallösungen bietet die GWS Internet-Branchenportale und Internet-Shops an. Umfassende Beratungsleistungen und Schulungen runden das Dienstleistungsangebot ab. 2017 belief sich der Gruppenumsatz auf 54,3 Mio. Euro. Über die GWS Förder- und Beteiligungsgesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme eG ist es Kunden möglich, Einfluss auf die Produktentwicklung zu nehmen. Die grundsolide Gesellschafterstruktur der GWS (Fiducia & GAD IT AG 64,9 %, GWS Förder-eG 25,1 % als Kundenbeteiligung sowie Minderheitsbeteiligungen der Zentralen, für die die GWS tätig ist) gewährleisten potentielle Sicherheit und fundierte Unterstützung im operativen Geschäft.

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