Permanente Inventur: Wie Unternehmen in der Praxis mit digitaler Unterstützung Kosten senken und Datenqualität steigern

Die jährliche Inventur als Belastung

Die Stichtagsinventur ist für viele Unternehmen in Logistik, Großhandel und Einzelhandel eine immense Herausforderung. Sie erfordert oft die vollständige Schließung von Lagerhallen oder Filialen, verursacht hohe Personalkosten durch Überstunden und birgt ein hohes Risiko für manuelle Erfassungsfehler. Dennoch bleibt die Pflicht zur jährlichen Bestandsaufnahme bestehen.

Die permanente Inventur stellt eine attraktive Alternative dar. Anstatt den gesamten Bestand einmal jährlich zu erfassen, werden Bestände kontinuierlich und prozessbegleitend gezählt – beispielsweise im Wareneingang, beim Warenausgang oder während Umlagerungen. So wird jeder Artikel im Laufe des Jahres mindestens einmal geprüft und revisionssicher dokumentiert. Das Ergebnis ist eine laufend aktualisierte Datenbasis, die nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch Transparenz, Planbarkeit und operative Flexibilität deutlich erhöht.

Operative Vorteile im Tagesgeschäft

Die Einführung einer permanenten Inventur bringt klare Vorteile für den laufenden Betrieb:

• Minimierung von Unterbrechungen: Zählvorgänge können in das Tagesgeschäft integriert werden, etwa beim Wareneingang, Warenausgang oder in Ruhezeiten.
• Proaktive Kontrolle: Abweichungen werden frühzeitig sichtbar, wodurch Schwund und Fehlbestände sofort korrigiert werden können.
• Fundierte Datenbasis: Eine kontinuierliche Bestandsführung liefert jederzeit präzise Informationen für Forecasting, Disposition und Verkaufsplanung.

Technologie als Erfolgsfaktor

Eine erfolgreiche Umsetzung der permanenten Inventur erfordert digitale Unterstützung. Der COSYS Inventurservice bietet dafür eine Komplettlösung, die Software, Hardware und Dienstleistungen in einem integrierten Ansatz verbindet. Besonders wichtig: Die Lösung ist so intuitiv gestaltet, dass auch Aushilfskräfte oder neue Mitarbeiter ohne lange Schulung produktiv eingesetzt werden können. Dies reduziert den Einarbeitungsaufwand erheblich und senkt die Kosten zusätzlich.

Das Drei-Säulen-Modell von COSYS

1. Intelligente Software: Die COSYS Inventur App läuft auf MDE-Geräten und Smartphones, erfasst Bestände per Barcode-Scan und minimiert Eingabefehler. Dank Offline-Funktionalität bleibt der Prozess auch ohne Netzabdeckung stabil.
2. Flexible Hardware-Lösungen: Unternehmen können MDE-Geräte und Smartphones flexibel mieten oder kaufen. Mietmodelle vermeiden hohe Investitionen und stellen kurzfristig eine große Geräteanzahl bereit. Alle Geräte werden vorkonfiguriert geliefert, sofort einsatzbereit.
3. Umfassende Services: Der COSYS WebDesk dient als zentrales Backend für Monitoring, Auswertung und revisionssichere Dokumentation. Standardisierte Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics oder proALPHA sorgen für medienbruchfreie Synchronisation. Ergänzend steht ein kompetenter Support bereit.

Gesetzliche Anforderungen im Blick

Die permanente Inventur muss nicht nur effizient, sondern auch rechtskonform umgesetzt werden. Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt eine vollständige, jährliche Bestandsaufnahme vor, während die GoBD und die DSGVO strenge Anforderungen an Dokumentation und Datensicherheit stellen. Der COSYS Inventurservice erfüllt diese Vorgaben durch revisionssichere Protokollierung, Audit Trails und Hosting in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. So sind Unternehmen jederzeit auf Prüfungen vorbereitet und rechtlich abgesichert.

Von der Pflicht zur Chance: Ihr Business Impact

Die permanente Inventur geht weit über die bloße Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinaus. Sie verschafft Unternehmen eine kontinuierliche Transparenz, erhöht die Bestandsgenauigkeit und schafft eine verlässliche Grundlage für strategische Entscheidungen. Gleichzeitig verbessert sie die operative Effizienz und entlastet die Mitarbeiter, indem sie Inventur zu einem integrierten, routinierten Prozess macht.

Fazit

Die permanente Inventur ist der Schlüssel, um Bestände revisionssicher zu verwalten und gleichzeitig die operative Exzellenz zu steigern. Mit dem ganzheitlichen Inventurservice von COSYS erhalten Unternehmen nicht nur die Technologie, sondern auch die Erfahrung und den Support für eine reibungslose Umsetzung. So wird aus einer gesetzlichen Pflicht ein strategischer Wettbewerbsvorteil.

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