Digitale Logistik für Hochschulen und Universitäten mit Smart Lockern & Co.

Mit der COSYS Paket-App bringen Hochschulen ihre Campus-Logistik auf ein neues Level: digital, nachvollziehbar und ohne Papierchaos.

Digitale Paket-App für Campus-Logistik

Die COSYS Paket-App macht aus manueller Postverteilung einen durchgängig digitalen Prozess. Alle Sendungen – egal ob Paket, Brief oder Dokumentenmappe – werden per Barcode-Scan erfasst und im System registriert. Dank Mobile Performance Scanning reicht jedes Smartphone oder Tablet aus, um die App zu nutzen.

Damit lassen sich Prozesse abbilden wie:

• Paketannahme und Verteilung in den Fakultäten
• Dokumententransporte zwischen Lehrstühlen, Prüfungsämtern oder Verwaltung
• Zustellung von internen Materialien an Labore oder Bibliotheken
• Nachverfolgung von Retouren und Umläufen

Fotos, digitale Unterschriften oder Zustellbestätigungen sorgen für absolute Transparenz und verhindern Verluste.

Paketkästen für maximale Flexibilität

Ein weiterer Baustein sind intelligente Paketkästen (Smart Locker) auf dem Campus. Dort können Dokumente, Geräte oder Pakete sicher hinterlegt und flexibel abgeholt werden – unabhängig von Bürozeiten.

Das bedeutet:

• Mitarbeiter können Unterlagen auch abends oder am Wochenende entnehmen.
• Studierende holen ihre Sendungen kontaktlos am Paketkasten ab.
• Verwaltungsstellen sparen Personal, da keine permanente Ausgabe besetzt werden muss.

Alle Übergaben werden automatisch dokumentiert – so bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Sendung erhalten hat.

Beispiel aus der Praxis

Eine Universität nutzt COSYS für ihre interne Logistik: Briefe und Dokumentenmappen werden direkt beim Eingang eingescannt und im System dem Empfänger zugeordnet. Ist dieser nicht erreichbar, landet die Sendung im Paketkasten im Fakultätsgebäude. Der Empfänger erhält automatisch eine E-Mail mit Abholcode. Auf diese Weise lassen sich auch zeitkritische Dokumente wie Prüfungsunterlagen oder Verträge sicher und ohne Wartezeit übergeben.

Zentrale Steuerung im COSYS WebDesk

Alle Daten laufen im COSYS WebDesk zusammen. Hier sehen die Verantwortlichen jederzeit den Status aller Sendungen und können Auswertungen abrufen – etwa zur Auslastung der Paketkästen oder zu den typischen Spitzenzeiten bei der Campus-Post.

Mit integrierter Business Intelligence können zusätzlich Durchlaufzeiten analysiert und Engpässe identifiziert werden. So wird die Campus-Logistik nicht nur digital, sondern auch messbar und kontinuierlich optimierbar.

COSYS Gesamtportfolio für Hochschulen

Die Paket-App und Paketkästen sind Teil des modularen COSYS Portfolios, das Hochschulen noch viele weitere Vorteile bietet:

• MDE-Geräte & Geräteservices für mobile Datenerfassung
• Bestandsmanagement für Labore, Technik und Bibliotheken
• Mobile Device Management (MDM) für zentrale Geräteverwaltung
• Business Intelligence für datenbasierte Prozessoptimierung
• Managed Services für Wartung, Support und langfristige Planungssicherheit

Fazit: Campus-Logistik neu gedacht

Mit der COSYS Paket-App und der Anbindung von Paketkästen gestalten Hochschulen und Universitäten ihre interne Post- und Dokumentenlogistik effizienter, transparenter und unabhängiger von Öffnungszeiten. Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, mehr Flexibilität für Mitarbeiter und Studierende und eine zukunftsfähige Campus-Infrastruktur.

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