Mit Ausgabeautomaten die Übergabe von Betriebsmitteln ohne Personal organisieren

Gerade in Schweizer Industrieunternehmen, technischen Serviceorganisationen und grösseren Produktionsbetrieben wechseln Betriebsmittel regelmässig zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Einsatzorten. Persönliche Übergaben verursachen dabei organisatorischen Aufwand und machen die Materialversorgung von bestimmten Anwesenheitszeiten abhängig.

Mit einem COSYS Ausgabeautomaten lassen sich Betriebsmittel kontrolliert bereitstellen und ohne anwesendes Ausgabepersonal abholen. In Verbindung mit dem COSYS Bestandsmanagement und dem Innerbetrieblichen Transport entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess von der Bereitstellung bis zur dokumentierten Übergabe.

Betriebsmittel bereitstellen, ohne auf Öffnungszeiten angewiesen zu sein

Ob mobile Prüfgeräte, Spezialwerkzeuge, Scanner oder technische Messmittel: Viele Betriebsmittel werden von mehreren Mitarbeitern genutzt und müssen kurzfristig verfügbar sein.

Bei einer klassischen persönlichen Ausgabe sind Lagerpersonal und Empfänger jedoch zeitlich voneinander abhängig. Besonders im Schichtbetrieb, bei Bereitschaftsdiensten oder an weitläufigen Industriestandorten führt dies zu unnötigen Wartezeiten.

Ein COSYS Ausgabeautomat entkoppelt die Bereitstellung von der eigentlichen Abholung.

Das Betriebsmittel wird in einem verschliessbaren Fach hinterlegt und einem berechtigten Empfänger zugewiesen. Nach der Einlagerung kann dieser eine Benachrichtigung mit den notwendigen Abholinformationen erhalten.

Die Fachöffnung erfolgt über die konfigurierte Zugangsmethode, beispielsweise einen individuellen Öffnungscode.

So können Mitarbeiter benötigte Geräte auch ausserhalb regulärer Lageröffnungszeiten entgegennehmen, ohne dass zusätzliches Personal vor Ort sein muss.

Jede Übergabe digital nachvollziehen

Bei gemeinsam genutzten Betriebsmitteln ist nicht nur die Verfügbarkeit entscheidend. Unternehmen müssen auch nachvollziehen können, wann ein Gerät ausgegeben wurde und welchem Mitarbeiter die Abholung zugeordnet war.

Der Ausgabeautomat dokumentiert die entsprechenden Abholvorgänge digital.

Ein Beispiel: Ein Prüfgerät wird für einen Instandhaltungseinsatz reserviert und im Ausgabeautomaten hinterlegt. Der zuständige Techniker erhält seine Abholinformationen und entnimmt das Gerät vor Schichtbeginn.

Die dokumentierte Fachöffnung liefert einen nachvollziehbaren Nachweis über den Abholvorgang. Eine separate Unterschriftenliste ist für diesen Prozess nicht erforderlich.

Auch Rückgaben können über entsprechend eingerichtete Ausgabeautomaten organisiert werden. Damit lassen sich wiederverwendbare Betriebsmittel erneut in den Verfügbarkeitsprozess aufnehmen.

Bestandsmanagement schafft Transparenz über verfügbare Geräte

Eine automatisierte Übergabe funktioniert besonders effizient, wenn die zugehörigen Betriebsmittelbestände ebenfalls digital verwaltet werden.

Das COSYS Bestandsmanagement verbindet die operative Bestandsführung mit der analytischen Bestandsverwaltung.

Über mobile Erfassungsprozesse lassen sich beispielsweise Einlagerungen, Ausgaben, Rückgaben und Umlagerungen dokumentieren. Im COSYS WebDesk werden die entsprechenden Bestandsinformationen zentral zusammengeführt.

Dadurch können Verantwortliche prüfen, welche Betriebsmittel an bestimmten Standorten geführt werden und welche Bewegungen bereits erfasst wurden.

Bei entsprechender Prozesskonfiguration lassen sich auch Ausgabeautomaten als Bereitstellungsorte berücksichtigen.

Für Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Werken entsteht so eine gemeinsame Grundlage zur Organisation ihrer Betriebsmittelversorgung.

Innerbetrieblicher Transport verbindet Lager und Ausgabestation

Nicht jedes Betriebsmittel befindet sich bereits am vorgesehenen Ausgabeautomaten.

Auf grösseren Werksgeländen müssen Geräte häufig zunächst aus dem Zentrallager zu einer bestimmten Fertigungshalle, Werkstatt oder Serviceabteilung transportiert werden.

Mit dem COSYS Innerbetrieblichen Transport lassen sich solche Transporte digital organisieren und dokumentieren.

Ein Transportauftrag enthält die relevanten Informationen zur Abholung und Zustellung. Die Bearbeitung erfolgt mobil, während der COSYS WebDesk die zentrale Verwaltung unterstützt.

Nach der Zustellung kann das Betriebsmittel im vorgesehenen Fach hinterlegt und zur Abholung freigegeben werden.

So wird nachvollziehbar, ob ein Gerät noch transportiert wird, bereits bereitsteht oder vom Empfänger abgeholt wurde.

Übergabezeiten und Fachauslastung gezielt auswerten

Neben der organisatorischen Entlastung entstehen durch die digitale Betriebsmittelausgabe wertvolle Prozessdaten.

Mit COSYS Business Intelligence lassen sich bei entsprechender Datengrundlage beispielsweise Bereitstellungszeiten, Abholhäufigkeiten und Fachauslastungen analysieren.

Besonders interessant ist die Zeitspanne zwischen Einlagerung und tatsächlicher Abholung.

Bleiben Betriebsmittel regelmässig über mehrere Tage in einem Ausgabeautomaten liegen, können die reservierten Fächer für andere Vorgänge fehlen.

Auch wiederkehrende Abholspitzen während bestimmter Schichten können Hinweise auf eine ungünstige Kapazitätsverteilung liefern.

Werden zusätzlich Transportdaten berücksichtigt, lassen sich Wartezeiten zwischen Anforderung, Zustellung und Abholung differenzierter untersuchen.

COSYS Prozessdatenanalyse unterstützt Unternehmen dabei, solche Abläufe systematisch zu bewerten und wiederkehrende Engpässe zu erkennen.

Fazit: Betriebsmittelübergaben unabhängig vom Personal organisieren

Für Schweizer Industrieunternehmen bietet die automatisierte Betriebsmittelausgabe eine Möglichkeit, persönliche Übergaben zu reduzieren und gemeinsam genutzte Geräte flexibler bereitzustellen.

COSYS verbindet dafür Ausgabeautomaten mit digitalem Bestandsmanagement und Innerbetrieblichem Transport. Modulare Softwarelösungen, passende Hardware, ergänzende Services sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse bilden ein erweiterbares Gesamtpaket.

Damit lassen sich Betriebsmittel nicht nur kontrolliert ausgeben, sondern ihre Bereitstellung und Nutzung der Ausgabekapazitäten auch gezielt verbessern.

Tipp: Sie möchten Betriebsmittel ohne persönliche Übergabe bereitstellen und die zugehörigen Prozesse digital dokumentieren? Entdecken Sie die COSYS Ausgabeautomaten, das Bestandsmanagement und den Innerbetrieblichen Transport. Die mobile Bestandserfassung können Sie mit den COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store unverbindlich testen.