Materialverbrauch in der Gebäudetechnik mit Bestandsführung Software erfassen

Gerade technische Dienste in Schweizer Unternehmen, Immobilienverwaltungen und Facility-Management-Betrieben betreuen oftmals mehrere Gebäude oder Liegenschaften gleichzeitig. Materialien befinden sich in zentralen Lagern, Technikräumen oder kleineren Materialdepots.

Werden Entnahmen nur handschriftlich oder gar nicht erfasst, entstehen ungenaue Bestände, unnötige Nachbestellungen und fehlende Informationen über den Materialbedarf einzelner Standorte.

Mit einer Bestandsführung Software für die Gebäudetechnik lassen sich Materialbewegungen unkompliziert dokumentieren und zentral verwalten, ohne dafür ein umfangreiches ERP-System einzuführen.

Unterschiedliche Gewerke erschweren die Materialübersicht

Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär und Elektrotechnik benötigen unterschiedliche Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien.

Während ein Servicetechniker regelmäßig Dichtungen, Ventile oder Rohrverbindungen verwendet, benötigt ein anderer Sicherungen, Leuchtmittel oder elektrische Verbindungselemente.

Hinzu kommen Filter, Sensoren und kleinere Komponenten für die Gebäudeautomation.

In vielen Betrieben greifen mehrere Techniker auf dieselben Materialbestände zu. Gleichzeitig werden Ersatzteile zwischen Gebäuden transportiert oder vorübergehend in Technikräumen gelagert.

Ohne einheitliche Bestandsführung lässt sich kaum nachvollziehen, welche Materialien tatsächlich noch verfügbar sind und an welchem Standort sie liegen.

Materialentnahmen direkt beim Einsatz dokumentieren

Mit der COSYS Bestandsführungssoftware können technische Mitarbeiter Materialbewegungen über ein Smartphone oder MDE-Gerät erfassen.

Dafür wird der Barcode eines Artikels gescannt und die entnommene Menge eingegeben. Die Buchung aktualisiert den dokumentierten Bestand.

Ein Beispiel aus der Gebäudetechnik:

Im Materiallager eines technischen Dienstes befinden sich 40 Lüftungsfilter. Für Wartungsarbeiten werden acht Filter entnommen. Der zuständige Mitarbeiter scannt den Artikel und bucht die Entnahme direkt vor Ort.

Der erfasste Lagerbestand reduziert sich auf 32 Filter. Eine nachträgliche Übertragung in Excel ist nicht erforderlich.

Auch Wareneingänge, Umlagerungen und Bestandskorrekturen können mobil dokumentiert werden.

Dadurch bleibt die Materialverwaltung selbst dann übersichtlich, wenn mehrere Mitarbeiter täglich auf dieselben Bestände zugreifen.

Materialbestände verschiedener Gebäude zentral verwalten

Besonders interessant ist die digitale Bestandsführung für Unternehmen mit mehreren Liegenschaften.

Materialien können unterschiedlichen Lagerorten zugeordnet werden, beispielsweise einem zentralen Techniklager, einem Materialraum im Verwaltungsgebäude oder einem Ersatzteillager in einer Produktionshalle.

Im COSYS WebDesk werden die mobil erfassten Daten zentral zusammengeführt.

Verantwortliche können dort Bestände kontrollieren, Artikelstammdaten pflegen, Buchungshistorien nachvollziehen und Bestandskorrekturen bearbeiten.

Auch Benutzerrechte lassen sich verwalten, sodass Techniker und Lagerverantwortliche unterschiedliche Zugriffsberechtigungen erhalten.

Für technische Dienste entsteht damit eine gemeinsame Datenbasis, ohne dass für jedes Gebäude separate Excel-Listen gepflegt werden müssen.

Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen Lagerbestand und tatsächlichem Verbrauch. Wird ein Ersatzteil lediglich in einen anderen Materialraum umgelagert, handelt es sich noch nicht um eine verbrauchte Komponente.

Verbrauchsmaterialien rechtzeitig nachbestellen

In der Gebäudetechnik werden viele Artikel regelmäßig benötigt. Dazu gehören beispielsweise Filter, Dichtungen, Leuchtmittel und kleinere Elektrokomponenten.

Fehlen diese Materialien bei einer geplanten Wartung, entstehen zusätzliche Wege oder unnötige Verzögerungen.

Durch konsequent dokumentierte Entnahmen lassen sich sinkende Bestände frühzeitiger erkennen.

Mindestbestände und Meldebestände helfen dabei, den Nachbestellbedarf besser einzuschätzen.

Gleichzeitig können Unternehmen vermeiden, dass identische Materialien an mehreren Standorten in unnötig großen Mengen bevorratet werden.

Eine zuverlässige Bestandsübersicht unterstützt damit sowohl die Materialverfügbarkeit als auch eine wirtschaftlichere Lagerhaltung.

Materialverbrauch und Bestandsentwicklung analysieren

Die digitale Bestandsführung liefert zusätzlich Daten, die für die Planung technischer Wartungs- und Serviceprozesse interessant sind.

Mit COSYS Business Intelligence lassen sich beispielsweise folgende Kennzahlen untersuchen:

• Materialverbrauch: Welche Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien werden besonders häufig entnommen?
• Standortvergleich: Welche Materiallager verzeichnen die meisten Entnahmen?
• Bestandsentwicklung: Wie verändern sich die Vorräte einzelner Artikel im Zeitverlauf?
• Bestandskorrekturen: Bei welchen Materialien treten regelmäßig Abweichungen auf?
• Lagerbindung: Welche Komponenten liegen lange ungenutzt im Lager?

Ein praktisches Beispiel: Zeigen die Daten, dass bestimmte Lüftungsfilter regelmäßig in großen Mengen verbraucht werden, können Beschaffungsmengen und Bevorratung entsprechend angepasst werden.

Werden dagegen an einem Standort wiederholt Bestandskorrekturen durchgeführt, kann dies auf unvollständig dokumentierte Entnahmen hinweisen.

So unterstützt die Bestandsführung nicht nur die tägliche Materialverwaltung, sondern schafft auch eine Grundlage für gezielte Prozessverbesserungen.

Fazit: Materialverwaltung in der Gebäudetechnik vereinfachen

Technische Dienste benötigen eine zuverlässige Übersicht über Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien, ohne dafür komplexe Verwaltungsprozesse aufzubauen.

Die COSYS Bestandsführungssoftware verbindet mobile Materialerfassung mit einer zentralen Bestandsübersicht im WebDesk. Unterschiedliche Lagerorte, digitale Buchungshistorien und Benutzerrechte unterstützen die Organisation mehrerer Technikbereiche.

Ergänzende Hardware, Services sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse ermöglichen eine bedarfsgerechte Erweiterung.

Damit eignet sich die Lösung besonders für kleinere und mittelständische Gebäudetechnik- und Facility-Management-Betriebe, die ihre Materialverwaltung schrittweise digitalisieren möchten.

Tipp: Sie möchten den Materialverbrauch Ihrer Gebäudetechnik ohne aufwendiges ERP-System dokumentieren? Testen Sie die COSYS Bestandsführungssoftware kostenlos und unverbindlich mit den Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store.