E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2027: Kleine Teams ohne IT-Abteilung prüfen ihre Rechnungssoftware mit drei Fragen und einer Probe-Rechnung

E-Rechnung 2027: Drei Fragen an den Anbieter klären, ob die vorhandene Rechnungssoftware reicht

Der Beitrag „Welche Rechnungssoftware passt zu einem kleinen Team ohne IT-Abteilung, und was ändert die E-Rechnungspflicht 2027?“ beginnt mit einer Klarstellung. Ein PDF im Mailanhang zählt nicht als E-Rechnung. Gültig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, wobei die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht genügen. Ob das vorhandene Programm reicht, klären drei schriftliche Fragen an den Anbieter, darunter die nach dem Profil, und eine Probe-Rechnung an die Steuerberatung. Kommt sie dort ohne Nacharbeit an, braucht der Betrieb für die Pflicht keine neue Software. Wer 2026 mit 800.000 Euro Umsatz oder weniger abschließt, hat bis zum 1. Januar 2028 Zeit. Empfangen muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen schon seit Januar 2025.

IT-Altlandschaft modernisieren: Kritikalitätsklassen und feste Zeitfenster schützen die Produktion

Unter dem Titel „Wie modernisiere ich meine IT-Altlandschaft ohne Produktionsausfall?“ steht ein Verfahren für Betriebe, deren Anlagen weiterlaufen müssen. Jedes System kommt vorab in eine von vier Kritikalitätsklassen, gemessen an seiner Wirkung auf Linie und Versand. Was eine Linie innerhalb von Minuten anhält, gehört in Klasse A und wird nur im Betriebsurlaub oder an einem verlängerten Wochenende umgestellt. Ein Zweischichtbetrieb mit Arbeitszeiten von 6 bis 22 Uhr hat von Freitagabend bis Montagfrüh 56 Stunden ohne Produktion, das trägt die meisten übrigen Umstellungen. Abgesichert wird jeder Wechsel durch ein Go/No-go-Kriterium mit Uhrzeit. Laufen bis Sonntag um 14 Uhr keine zehn Testaufträge vom ERP bis zum Lieferschein durch, arbeitet ab 18 Uhr wieder das Altsystem, und die Frühschicht beginnt am Montag wie gewohnt.

Microsoft-365-Schulung: Zuerst die gemeinsame Ablage, danach Aufgabenplanung und Automatisierung

Der Beitrag „Wie schule ich meine Mitarbeiter im Umgang mit Microsoft 365?“ teilt die Schulung in drei Stufen mit unterschiedlicher Zielgruppe. Viele Schulungspläne starten mit Excel oder Word, weil diese Programme am häufigsten geöffnet werden. Microsoft 365 verändert aber zuerst, wo Dateien liegen und wie ein Team sich abstimmt, und das muss jeder beherrschen, bevor einzelne Rollen tiefer einsteigen. In Stufe 1 lernt deshalb die ganze Belegschaft Teams, Outlook, OneDrive und sichere Dateifreigaben, zusammen zwei bis drei Stunden pro Person. Planner, Lists und Loop folgen bei den Teamleitungen, weil sie festlegen, wo die Aufgaben ihres Teams geführt werden. Automatisierung und KI-Assistenten kommen zuletzt. Die PASSION4IT Academy deckt diesen Weg im Themenfeld Digital Work mit 22 Online-Trainings ab, für 39 Euro pro User und Jahr.

Die Beiträge im Überblick

„Welche Rechnungssoftware passt zu einem kleinen Team ohne IT-Abteilung, und was ändert die E-Rechnungspflicht 2027?“ · „Wie modernisiere ich meine IT-Altlandschaft ohne Produktionsausfall?“ · „Wie schule ich meine Mitarbeiter im Umgang mit Microsoft 365?“

Wer weiß, welche Systeme die Produktion tragen und ob das vorhandene Rechnungsprogramm die neue Pflicht schon erfüllt, vergibt Aufträge für Software und Schulung mit deutlich mehr Planungssicherheit. Den Einstieg bildet bei PASSION4IT der Digital Check zum Festpreis von 3.950 Euro zuzüglich Reisekosten, der in zwei bis vier Wochen zu einer priorisierten Roadmap führt. PASSION4IT ist beim BAFA als Beratungsunternehmen registriert (Beraternummer 222542). In den alten Bundesländern sinkt der Eigenanteil über die BAFA-Förderung für Unternehmensberatungen auf 2.200 Euro, wenn der Antrag vor Beratungsbeginn bewilligt ist. Nach aktueller Lage läuft das Programm Ende 2026 aus. Das Angebot ist unter passion4it.de/digital-check beschrieben, alle Fachbeiträge dieser Woche stehen unter passion4it.de/presse zum Nachlesen bereit.