Tourenplanung – vom Stundenzettel über Excel bis hin zur Software

Das Berufsbild des Disponenten ist einem erheblichen Wandel unterzogen: Die Märkte werden immer globaler und enger vernetzt und sind zunehmend von Schnelllebigkeit beherrscht. Gleichzeitig herrscht ein enormer Fachkräftemangel in diesem Bereich, sodass es zunehmend wichtiger wird, Disponenten attraktivere Aufgaben zu bieten, die interessant und abwechslungsreich sind.

Um dieses Ziel zu erreichen, ist es unverzichtbar, dass Routinetätigkeiten zunehmend automatisiert werden und im Gegenzug strategische Aufgabengebiete an die Disponenten übergeben werden. Beispielsweise kann so die bloße Bestellabwicklung und Planung von Technikern automatisch ablaufen, während sich die Disponenten um das Bestandsmanagement kümmern. Der Disponent der Zukunft agiert daher mehr als Manager, der Prozesse überwacht und Planungssysteme steuert. Das Abarbeiten von unübersichtlichen Excel-Listen, gehört dagegen der Vergangenheit an.

In diesem Zuge spielt auch die Tourenplanung eine entscheidende Rolle. Denn der Disponent kann auf verschiedene Möglichkeiten zurückgreifen, wenn es um die Planung von Touren geht. Vom einfachen Stundenzettel über Excel bis hin zur Tourenplanungssoftware reichen die Varianten, die alle verschiedene Vor- und Nachteile bieten. Gerade Microsoft Office ist immer noch sehr verbreitet bei der Planung von Service-Technikern. Doch moderne Software zur Ressourcenoptimierung ist eine echte Alternative zur Excel-Tourenplanung und ist für eine flexibel und effiziente Planung eine unverzichtbare Hilfe.

DER KLASSISCHE STUNDENZETTEL UND DAS OFFLINE BOARD – DIE HÄNDISCHE TOURENPLANUNG

Die altmodische Tourenplanung mit einem Stundenzettel wird auch heute noch bei vielen Betrieben angewendet. Vor allem kleine Unternehmen setzen immer noch auf eine manuelle, händische Tourenplanung. Der Vorteil dieser Form der Tourenplanung ist, dass keinerlei elektronischer Hilfsmittel benötigt werden. Der Disponent entscheidet selbst, welcher Kunde zuerst beliefert wird und wie die Route erfolgt. Doch diesem Vorteil steht eine Menge an Nachteilen gegenüber. Denn meist werden nur wenige Einflussfaktoren, wie die Straßenkarte und die Wetterbedingungen bei der Tourenplanung berücksichtigt. Die Routenplanung ist zeitaufwendig und es besteht nur eine geringe Flexibilität. Denn wenn Änderungen auftreten, können diese nur schwer erfasst werden und es erfolgt keine automatische Information an alle relevanten Instanzen. Störungen bei der Disposition werden nicht berücksichtigt, sodass eine geringere Effizienz auf Dauer die Folge sein wird.

DIE SOFTWAREGESTÜTZTE TOURENPLANUNG MITTELS EXCEL

Ebenfalls sehr beliebt ist die Tourenplanung mit Excel. Diese Variante ist der erste Schritt hin zu einer elektronischen Abwicklung der Tourenplanung. Doch so einfach das Anlegen der Planung in Excel auch ist, so empfindlich ist diese Variante auch gegenüber Anwendungsfehlern. Denn durch eine falsche Bedienung können sich schnell Fehler in der Formatierung oder in den Verweisen auftreten, die zu einer ungünstigen und unübersichtlichen Routenplanung führen. Zudem geht besonders bei langen Listen schnell die Übersichtlichkeit verloren, was sich am Ende in einer schlechten Disposition der Service-Techniker niederschlägt. Weiterhin ist die Tourenplanung in Excel wenig flexibel und optimiert nicht automatisch die Tour der Techniker, wenn Änderungen oder Störungen auftreten. Diese führt zu einer begrenzten Terminauswahl und -planung im Arbeitsalltag, zu vielen zusätzlichen Kilometern, zusätzlichen Arbeitsstunden und potenzieller Frustration bei den Mitarbeitern und Kunden. Excel wird selbst bei mittleren und großen Betrieben noch häufig für die Routenplanung eingesetzt. Je mehr Mitarbeiter mit einer Liste arbeiten, desto größer ist die Gefahr für Formatierungs- und Verweis-Fehler.

DIE SMARTE TOURENPLANUNG – DURCH CLEVERE, AUTOMATISIERTE ECHTZEIT-SOFTWARE

Die Zukunft in der Disposition liegt in jedem Falle in einer softwaregestützten Tourenplanung und ist so eine echte Alternative zur Tourenplanung mit Excel. Die Vorteile dieser Variante liegen auf der Hand:

• erhebliche Zeitersparnis bei der Tourenplanung
• geringer Personalaufwand für die Disposition
• Optimierung der Tour in Echtzeit
• automatische Information aller relevanten Instanzen bei Änderungen
• maximale Effizienz bei der Disposition

Mit einer Tourenplanungssoftware kehrt selbst bei langen Touren mit vielen Stopps eine maximale Transparenz ein. Auf Störungen innerhalb der Tour kann in Echtzeit reagiert werden und alle relevanten Instanzen werden automatisch informiert. Egal ob es Umleitungen durch Baustellen gibt, Verkehrsbehinderungen bestehen, Termine abgesagt oder hinzugefügt werden, die Routenplanung wird völlig automatisiert von der Tourenplanungssoftware angepasst. So wird eine maximale Flexibilität und Effizienz bei der Planung und Disposition von Touren erreicht. Durch die Automatisierung vieler Prozesse ist nur noch ein geringer Personalaufwand notwendig und die Disponenten können sich anderen interessanten und strategischen Aufgaben widmen – wie beispielsweise dem Notfall-Management und dem ganzheitlichen Kundenservice. Eine moderne Tourenplanungssoftware ist daher für moderne Betriebe unverzichtbar, um konkurrenzfähig und agil zu bleiben und gleichzeitig ausreichend Fachkräfte mit spannenden Aufgaben rekrutieren zu können. Die Anwendung eignet sich für kleine Betriebe genauso, wie für global agierende Konzerne.

Über die FLS GmbH

Wir sind FLS. Wir sind FAST LEAN SMART.

Seit fast 30 Jahren entwickelt und vertreibt die FLS GmbH Echtzeit-Software für Termin- und Tourenplanung, Workforce Management und Mobile Lösungen. Das Produktportfolio um FLS VISITOUR, FLS MOBILE, FLS PORTAL und DISPATCH NOW basiert auf dem einzigartigen PowerOpt-Algorithmus, der durch Präzision und Schnelligkeit selbst bei hohem Auftragsvolumen und sehr spezifischen Aufgabenstellungen individuelle, optimale Planungsergebnisse in Echtzeit erzielt. Dabei decken die Lösungen von FLS den gesamten Service- und Lieferprozess von der Simulation, Planung und Disposition über die Durchführung bis hin zu Monitoring und Analyse ab. So bildet FLS die Anforderungen jedes Service- und Logistikbusiness in einer Echtzeit-Termin- und Tourenplanung ab: schnell, effizient und sehr smart.

FLS VISITOUR – Optimale Termin- und Tourenplanung in Echtzeit

Um eine optimale Termin- und Tourenplanung zu erzielen, spielen Echtzeitdaten und deren Nutzung für vollautomatische Prozesse eine große Rolle. Der PowerOpt-Algorithmus reagiert in Zeiträumen bis zu 0,1 Sekunden vollautomatisch auf Änderungen und realisiert sofort eine Tourenoptimierung. Störungsmeldung vom Kunden oder ein krankheitsbedingter Ausfall beim Servicepersonal? Die Software optimiert nicht nur die Tour des betroffenen Mitarbeiters, sondern bezieht sämtliche Termine in die Neuberechnung des Gesamtplans mit ein. Sind weitere Parameter zu beachten? Restriktionen wie Pausen- oder Öffnungszeiten, Fahrtkosten und zulässige Streckenkilometer sowie individuell definierte Konstanten und Zielvorgaben – FLS VISITOUR bindet alle Faktoren in die optimierte Planung ein.

FLS MOBILE – Optimale Vernetzung von Unternehmen, Außendienst und Kunden

Die mobile Lösung FLS MOBILE ermöglicht eine ständige Interaktion zwischen Innen- und Außendienst. Der Mitarbeiter vor Ort erhält sämtliche Informationen, die er für die Erledigung des Auftrags benötigt, auf seinem mobilen Gerät und wird optimal im Workflow unterstützt: Bestände buchen, Bestellungen vornehmen, Kundenberichte oder Lieferscheine erstellen – im durchgängigen digitalen Prozess gibt es keine Barrieren mehr in der Auftragsdisposition und -abwicklung. Gleichzeitig wird durch Echtzeit-Statusrückmeldungen der App die Tourenplanung permanent optimiert. So können freigewordene Kapazitäten neu verplant oder Termine, die nicht mehr erfüllbar sind, rechtzeitig verschoben werden.

FLS PORTAL – Individuelle Online-Self-Service-Terminportale für jedes Business

Das Online-Terminportal bietet die Möglichkeit, Endkunden mittels eines 24/7-Webportals in Echtzeit optimierte Termine in kurzen, kundenfreundlichen Zeitfenstern anzubieten. Nach Terminauswahl des Endkunden werden die Touren permanent innerhalb der vereinbarten Zeitfenster weiter vollautomatisch optimiert. FLS PORTAL ist individuell konfigurierbar und kann nahtlos in bestehende Online-Shops integriert werden.

DISPATCH NOW – Wunschtermin-Logistik bei maximaler Kosteneffizienz

Mit DISPATCH NOW stellt FLS eine cloud-basierte Logistik-IT-Lösung vor, die Kunden- und Anbietererwartungen gleichermaßen gerecht wird. DISPATCH NOW powered by FLS verbindet Kundennutzen (Wunschtermin) und Wirtschaftlichkeit (Kosten-effizienz) in einer vollautomatischen Disposition, Termin- und Lieferplanung und ist damit die sorgenfreie Komplettlösung für Logistikdienstleister sowie Akteure im stationären Handel und E-Commerce mit selbst zu verplanenden Auslieferungs-ressourcen. Für sie bietet die Echtzeit-Cloud-Lösung einen vollautomatischen – vom Endkunden selbst initiierten – transparenten Prozess vom Terminvorschlag bis zum Erhalt der Ware / Lieferung.

FLS Echtzeit-Softwarelösungen – weltweit im Einsatz, in allen Branchen zu Hause

FAST LEAN SMART ist international im Einsatz für Field Service Management, Mobile Workforce Management und Delivery Solutions. Und steht dort für Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, hohe Kosteneinsparungen und Transparenz in durchgängig digitalisierten und smart automatisierten Prozessen. Namhafte Kunden wie Jungheinrich, MEDIA-SATURN, REWE und Sky vertrauen auf FLS Produkte und profitieren von den Wettbewerbsvorteilen einer maximalen Ressourcenauslastung, Kosteneinsparungen von über 20% sowie einer signifikanten Servicequalitäts-steigerung. FLS-Lösungen sind in den verschiedensten Branchen, wie z.B. der Energieversorgung, der Lebensmittelindustrie, im Facility Management, bei Versicherungen oder auch in der Kälte- und Wärmetechnik weltweit erfolgreich im Einsatz. Der Software-Spezialist aus Norddeutschland treibt seine internationale Expansion mit Niederlassungen in England und den Niederlanden voran. Seit Herbst 2018 ist der DBAG Expansion Capital Fund (DBAG ECF) Investitionspartner der FLS GmbH. Der DBAG ECF wird durch die Deutsche Beteiligungs AG (DBAG) beraten, welche auch eigene Mittel co-investiert.

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