Gastro-MIS ebnet den Weg für bundeseinheitlichen elektronischen Kassenbon

Die Gastro-MIS, einer der führenden Kassensystem-Anbieter in Deutschland, ist offizieller Wegbereiter des vom Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik im bargeld- und bargeldlosen Zahlungsverkehr e.V. (DFKA) ins Leben gerufenen, bundeseinheitlichen „Elektronischen Kassen-Beleg-Standards“ (EKaBS).  Seit 1. April gibt es mit dem neuen Standard endlich eine rechtskonforme, umwelt- und benutzerfreundliche Alternative zu Kassenbons auf Papier. Inspiriert wurde der EKaBS vom AmadeusBon, dem digitalen Kassenbeleg via QR-Code in Amadeus360, dem innovativen Kassensystem von Gastro-MIS.

Seit dem 1. Januar 2020 gelten in Deutschland die verschärften Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und damit die Präzisierung des “Kassengesetzes” (§ 146a AO). Dadurch wurden alle Betriebe mit elektronischem Kassensystem zur Verwendung manipulationssicherer Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und zur Belegausgabe verpflichtet. Ein Bon kann dabei in Papierform oder auch elektronisch ausgegeben werden. Meist sind die geforderten Belege jedoch auf Papier, häufig aus rechtlicher Unsicherheit beim Kassenhersteller oder -anwender.

Die grüne Lösung

Weit umweltfreundlicher und effizienter ist dagegen ein digitaler Kassenbeleg, insbesondere die sekundenschnelle Übertragung per QR-Code. Ohne einheitlichen Standard entstanden aber beinahe so viele Bon-Varianten wie Kassensysteme – mit der Folge, dass weder auf Konsumentenseite eine gemeinsame Verwaltung aller erhaltenen Bons noch auf Behördenseite die automatisierte Auswertung und Prüfung möglich war. Einige Systeme bezogen die Abfrage einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer durch den Händler mit ein, andere integrieren Zusatzinformationen bis hin zum vollständigen Bewirtungsbeleg auf Kosten der Prozesslänge.

Ade Wildwuchs!

Mit dem Ziel, diese auseinander gedriftete Bon-Landschaft wieder zu vereinheitlichen, wurde beim DFKA die Arbeitsgruppe „Elektronischer Beleg“ in Kooperation mehrerer Mitglieder des DFKA, weiteren Herstellern aus dem Fachgewerbe und den Verbänden ZDH, HDE und DEHOGA ins Leben gerufen. “Um einen Wildwuchs an digitalen Lösungen für Bons zu vermeiden, haben wir uns als DFKA mit unseren Partnern dazu entschlossen, einen branchen- und bundeseinheitlichen Standard zu definieren, auf den sich jeder stützen kann: Eine rechtskonforme, digitale Alternative zum klassischen Zettel aus Papier – die jedem kostenlos zur Verfügung steht”, erklärt Udo Stanislaus, Vorstandsvorsitzender des DFKA e.V.

Rechtssicherheit für alle

Mit dem neuen Standard wurde jetzt eine einheitliche Vorlage geschaffen, die unmissverständlich alle gesetzlichen Anforderungen an einen Beleg erfüllt und zugleich schnell und einfach von allen Anwendern bedient werden kann.

Als Mitglied der ersten Stunde des DFKA war auch Dr. Mirco Till, Geschäftsführer der Gastro-MIS, federführend an der Entwicklung des EKaBS beteiligt: “Wir freuen uns sehr, dass jetzt endlich ein Standard für digitale Bons definiert wurde. Das war lange überfällig, um die Papierflut einzudämmen, denn ohne einheitlichen Standard haben sich viele Unternehmer nicht an eine digitale Lösung herangetraut. Wir bieten für unsere AmadeusKasse schon seit über einem Jahr eine smarte, umweltfreundliche und übrigens kostenlose Lösung an – den AmadeusBon. Da wir gleichzeitig auch im Bereich der Kassenabsicherung aktiv sind und eine Prüfsoftware im Portfolio haben, konnte ich einiges an Erfahrung und wertvollen Lehren in die Arbeitsgruppe einbringen und den EKaBS damit aktiv mitgestalten.”

Kassenprüfung beschleunigen

In der Tat beruht die Codierung des Belegs auf demselben Datenformat (json), auf das auch schon die DFKA-Taxonomie-Kassendaten® setzt und das auch die zur Verifikation nötigen Daten aus der TSE enthält. Deshalb erleichtert der neue Standard neben Unternehmern und Kunden auch der letzten Anwendergruppe, den Prüfern während der Kassennachschau, das Leben.
“Das Letzte, was ein Steuerzahler in der Prüfungssituation möchte, ist, dem Prüfer unbeabsichtigt Steine in den Weg zu legen und deshalb Misstrauen zu wecken”, erklärt Till weiter.

Anwendungsbeispiel: AmadeusBon

Als ersten Prüfschritt tätigt der Prüfer inkognito als Kunde einen Kauf beim zum prüfenden Unternehmen. Beim AmadeusBon kommt der Beleg über den Scan eines QR-Codes im mobilen oder stationären Kassendisplay direkt und kontaktlos auf das Smartphone des Kunden. Dort erscheint er im Browser und kann optional gespeichert werden. Damit wird die KassenSichV und speziell die Belegausgabepflicht schnell, umweltfreundlich und ohne Weitergabe von persönlichen Daten erfüllt.

Der Beleg wird dafür vorübergehend in der Cloud abgelegt und kann in Sekundenschnelle über den QR-Code bezogen werden. Zur Übertragung wird der Code mit dem Handy gescannt, ohne E-Mail, ohne SMS, einfach mit der Smartphone-Kamera, mit den aktuellen Modellen sogar ohne QR-Code Reader App. Nach dem Scan öffnet sich der Browser des Smartphones und ruft den in der Cloud gespeicherten digitalen Beleg ab, welcher für 3 Tage verfügbar ist. Es bleibt somit dem Kunden selbst überlassen, ob er den Beleg speichern oder den Browser einfach wieder schließen möchte. Genau wie beim gedruckten Bon, ist er auch hier nicht dazu verpflichtet, den Bon anzunehmen (zu scannen) oder aufzuheben (zu speichern). Als Prüfer kann der nun eingeblendete Beleg direkt für die weitere Prüfung verwendet werden.

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Über die Gastro-MIS GmbH

Die Gastro-MIS GmbH in Gräfelfing bei München ist seit über 20 Jahren der Spezialist für Software- und Servicelösungen im Bereich ERP für Gastronomie und Hotellerie. Zu den Produkten gehören die AmadeusKasse, browserbasierte Clouddienste zur Unternehmenssteuerung (Amadeus360) sowie für Online-Reservierungen und Online-Gutscheine. Dies bedeutet perfekt aufeinander abgestimmte Systeme durch die Nutzung gemeinsamer Daten und ein durchgängiges Bedienkonzept über alle Bereiche hinweg. Dienstleistungen wie Finanz- und Lohnbuchhaltung runden das Konzept ab. Die Gastro-MIS ist Mitglied der ersten Stunde des Deutschen Fachverbandes für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik (DFKA) und anerkannter Experte für zertifizierte Technische Sicherungseinrichtungen (kurz TSE) für Registrierkassen. Mehr Informationen unter www.amadeus360.de.

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