Vor allen Dingen externe Unsicherheiten, wie Schwankungen in der Lieferkette (31 Prozent) oder sinkende Nachfrage aufgrund der gesamtwirtschaftlichen Lage (28 Prozent) machen den Handelstreibenden aktuell zu schaffen. So weit, dass diese Probleme sich sogar bis in die Einhaltung der eigenen Lieferzeiten (28 Prozent) ziehen. Um Unsicherheit entgegenzuwirken und zugleich zeitnah auf Veränderungen im Kundenverhalten reagieren zu können, investiert mehr als ein Drittel der Unternehmen (37 Prozent) in die eigene IT-Infrastruktur und ein Viertel (26 Prozent) in die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Ziel ist hier eine flexible IT, die sich je nach externen Anforderungen – ob Lieferketten oder Kundenverhalten – anpassen lässt.

In diesem Zusammenhang beklagen jedoch viele Unternehmen Schwierigkeiten bei der Schulung von Beschäftigten (44 Prozent). Nicht zuletzt deshalb wird immer stärker versucht, Frontend und Backend voneinander zu entkoppeln, um Beschäftigten anderer Fachbereiche die Nutzung von Unternehmens- und Kundendaten auch ohne Hilfe der IT zu ermöglichen. Modular getrennt bieten sich so mehr Freiheiten in der Nutzung von Unternehmens- und Kundendaten. Die Bedeutung einer modular aufgebauten und flexibel skalierbaren Infrastruktur verdeutlicht sich auch vor dem Hintergrund der drei grundlegenden Trends, die sich für 2024 im Commerce herausarbeiten lassen.

Drei zukunftsorientierte Trends haben sich für 2024 herauskristallisiert:

1. Steigerung Leistungsfähigkeit & Modularität
Die MACH-Architektur, bei der die IT-Infrastruktur auf Microservices, APIs, die Cloud und Headless-Strukturen basiert, hat sich als wesentlicher Bestandteil einer wettbewerbsfähigen Commerce-Infrastruktur etabliert. Insbesondere in der Stabilität der Website Performance oder dem ERP-System liegen Unternehmen, die diesen Prinzipien folgen, deutlich vor jenen ohne MACH-Architektur. So geben beispielsweise Handelstreibende, die ihre Commerce-Architektur im Wesentlichen auf Microservices stützen, merkbar häufiger an, ihre Website Performance sei auch zu Lastzeiten stabil (81 Prozent) und ihre Systemkapazität leicht skalierbar (82 Prozent).

2. Personalisierung & Kundenloyalität
Ganze 41 Prozent der Handelstreibenden verfolgen bereits eine Customer-Experience-Strategie und weitere 46 Prozent definieren oder planen diese. Die Customer Journey rückt demnach stark in den Fokus der Unternehmensausrichtung. Dabei gilt es vor allem, verschiedene Kommunikationskanäle miteinander zu verbinden und Daten breitflächig zu erheben. Sechs von zehn Unternehmen (64 Prozent) sehen sich in der Lage, Kundendaten umfassend zu erfassen. Diese Daten zu Segmentieren ist für die meisten Unternehmen nur ein erster Schritt. Wenige der Handelstreibende erweitern hier nicht auf eine tiefgreifende Verhaltensanalyse, um Kampagnen und Programme zielführend planen sowie umsetzen zu können. Interessanterweise ist es jedoch vor allem der herkömmliche Handel, der bislang die Chancen von Kundendaten-gesteuerten Kundenbindungsprogrammen verkennt. Hier besteht deutlicher Nachholbedarf, besonders im Vergleich zu handelstreibenden Industrieunternehmen.

3. Datenmanagement & Connected Content
Jedes zweite Unternehmen (55 Prozent) beklagt sich über einen beträchtlichen Mehraufwand durch doppelte Daten und Dokumente. Um dem entgegenzuwirken und zusätzlich die Außenkommunikation – im Sinne der CI und zugunsten der Customer Experience – einheitlich zu gestalten, sind Softwarelösungen zur Datenverknüpfung unumgänglich. Ein Content-Management-System (59 Prozent) gilt hier als Kernsystem, vor allem für Internetseiten und Shopsysteme. Immer mehr planen jedoch die Erweiterung um ein Digital-Asset-Management-System (41 Prozent). Die daraus folgende Verknüpfung von Frontend und CX-Systemen sorgt für einen reibungsloseren Datenaustausch.

Über die Studie

Das Research- und Analystenhaus techconsult hat im Auftrag von KPS untersucht, wie sich die Commerce-IT für 2024 entwickeln wird, welche Herausforderungen vorherrschen und inwiefern Kundendaten in Unternehmensprozesse sowie zur Verbesserung der Customer Experience eingebettet werden. Als Analysebasis für die Studie „Customer Experience Trends 2024 – Wie Unternehmen durch flexible Integration von Technologien, Daten und Strategien das Kundenerlebnis optimieren“ wurden 201 IT-Verantwortliche aus herkömmlichen Handelsunternehmen sowie Versicherungen und Industrieunternehmen mit Handelstätigkeiten befragt.

Anbieter halten eine Vielzahl von Software für Unternehmen bereit, um Prozesse im Personalmanagement zu automatisieren: Alle mit dem Ziel, Personalverantwortliche zu entlasten, die Produktivität zu erhöhen und die Effizienz zu steigern.

Bei PUR HR 2023 stehen folgende Lösungsbereiche im Fokus der Bewertung:

• Digitale Personalakte
• Payroll
• Personaleinsatzplanung
• Zeitwirtschaft
• eRecruiting
• Onboarding
• Talentmanagement
• Self Services

Um der Frage nachzugehen, wie die eingesetzten Lösungen und deren Anbieter die Anforderungen der Nutzer erfüllen, lud techconsult im Rahmen von PUR HR 2023 zum fünften Mal 3.000 Anwenderunternehmen ein, ihren SW-Anbieter und ihre eingesetzte HR-Lösung zu bewerten. Die besten unter ihnen wurden zum Champion gekürt.

eRecruitment – Coveto mit Spitzenplatz

Anbieter müssen den Anforderungen ihrer Kunden gerecht werden und innovative Lösungen bieten, die das Arbeiten im Bewerbermanagement effizient gestalten. Der Recruiting-Prozess umfasst viele Aufgaben, hierzu gehören beispielsweise das Sichten und das Abgleichen der Bewerbungen mit den Anforderungen, Absprachen mit den Fachabteilungen und das Führen der Bewerbungsgespräche. Eine Software für das Bewerbermanagement, die die Prozesse unterstützt ist bereits in vielen, vor allem größeren Unternehmen, etabliert. Die Nutzer von eRecruiting-Software küren im Rahmen des PUR HR 2023 Coveto zum Champion. Exzellente Bewertungen erzielt Coveto insbesondere beim Funktionsumfang der Software, hierzu gehört unter anderem die Vorselektion der Bewerber, die automatisierte Korrespondenz mit Bewerbern und Fachabteilungen, Such- und Matchingfunktionen des Bewerberpools sowie die automatische Erfassung der Bewerberdaten. Weitere Anbieter, die eine hervorragende Platzierung im Championsbereich erzielen sind Onlyfy, Infoniqa, Persis und Haufe Talent. Neben vielen guten Bewertungen wird jedoch auch Optimierungspotenzial sichtbar, dies betrifft beispielsweise die Verfügbarkeit auf mobilen Endgeräten, die nicht bei allen zur vollen Zufriedenheit gegeben ist.

Onboarding – d.vinci unter den TOP 3

Viele Unternehmen haben eine Software für das Onboarding im Einsatz. Dank der Software können Neueinsteiger einfach und effizient in das Unternehmen integriert werden, auch wenn sie außerhalb der Arbeitsstätte tätig sind. Das zunehmende Interesse der Anwender an der Software war Anlass dafür, die Onboarding Software als neue Kategorie in PUR HR 2023 mit aufzunehmen. eloomi, d.vinci und Coveto haben es in den Championsbereich geschafft. Sie treffen mit ihren Lösungen die Anforderungen ihrer Kunden, was sich in einer hohen Zufriedenheit und Loyalität widerspiegelt. Bestnoten vergeben die Kunden von d.vinci unter anderem beim automatisierten Remindern bei Unvollständigkeit oder verzögerten Aufgaben. Dennoch gibt es auch Funktionen, an denen noch zu arbeiten ist: beispielsweise Auswertungs- und Statistikfunktionen.

Zur Studie: Professional User Rating Human Resources 2023

An dem von techconsult durchgeführten „Professional User Rating: Human Resources 2023“ (PUR-HR) haben insgesamt 3.000 Anwenderexperten teilgenommen und Leistungen in den Softwarebereichen bewertet.
Zu den Detailergebnissen: Professional User Rating: Human Resources 2023 – techconsult GmbH

Die digitale Transformation findet auf der Ebene des Geschäftsmodells sowie der Prozesse eines Unternehmens statt. Anbieter halten eine Vielzahl von SW-Lösungen für Unternehmen bereit, um in unterschiedlichen Anwendungsfeldern die Digitalisierung zu ermöglichen und sicherheitskonform zu managen: Alle mit dem Ziel, Mehrwerte zu schaffen, die Produktivität zu erhöhen und die Effizienz zu steigern.

Bei PUR DS 2023 stehen folgende Lösungsbereiche im Fokus der Bewertung:

• Onlineshop
• Multichannel
• Customer Experience
• Filesharing
• Projektmanagement
• Collaboration Suites
• Purchase to Pay
• Vertragsmanagement

Um der Frage nachzugehen, wie die eingesetzten Lösungen und deren Anbieter die Anforderungen der Nutzer erfüllen; lud techconsult im Rahmen von PUR DS 2023 zum dritten Mal über 2.000 Anwenderunternehmen ein, ihren SW-Anbieter und ihre eingesetzte Lösung zu bewerten. Die besten unter ihnen wurden zum Champion gekürt.

Shoplösungen – JTL mit Spitzenplatz

Shopsysteme für E-Commerce Lösungen stehen hoch im Kurs, entsprechend groß ist auch die Zahl der Anbieter und die Auswahl an Lösungen. Anbieter müssen den Anforderungen ihrer Kunden gerecht werden und Lösungen bieten, die intuitiv und benutzerfreundlich sind. Kein Nutzer möchte lange suchen und überlegen, wo welche Funktionen zu finden sind. Die Anwendungen müssen sich dem Anwender rasch erschließen. ePages, JTL und Shopify erhalten im Kontext der Usability Bestnoten. Neben den Standardfunktionen verfügen moderne E-Commerce-Lösungen über zusätzliche Funktionen wie beispielsweise eine Suchmaschine oder Produktbewertungen. Hinzu kommen Add-ons wie ein Content-Management-System (CMS) und Analyse- und Reportingtools. Optimierungspotenziale gibt es insbesondere noch bei den Analyse- und Reportingfunktionen. Spitzenbewertungen erzielt die Lösung von JTL dagegen unter anderem bei Schnittstellen zu Zahlungsanbietern und Versandunternehmen sowie bei der Bestandverfolgung und Warenverwaltung.

Purchase to Pay – Ceyoniq unter den TOP 3

Der Purchase to Pay-Prozess deckt alle wichtigen Prozesse von der Beschaffung bis zum automatisierten Bezahlvorgang ab. H&S, basware und Ceyoniq, treffen mit ihren Lösungen die Anforderungen der Kunden, was sich in einer hohen Zufriedenheit und Loyalität widerspiegelt. Bestnoten vergeben die Kunden von Ceyoniq unter anderem bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung. Trotz herausragender Bewertungen gibt es jedoch auch Funktionen, an denen noch zu arbeiten ist. Hierzu gehören beispielsweise Such- und Filterfunktionen.

Zur Studie: Professional User Rating Digital Solutions 2023

An dem von techconsult durchgeführten „Professional User Rating: Digital Solutions 2023“ (PUR-DS) haben insgesamt über 2.000 Anwenderexperten teilgenommen und Leistungen in den Softwarebereichen bewertet.

Zu den Detailergebnissen:
Professional User Rating: Digital Solutions 2023 – techconsult GmbH

Digitalisierung als Schutz vor Disruption

Die gefürchtete Disruption zwingt Unternehmen in allen Branchen dazu, sich Gedanken über Digitalisierung zu machen und das bestehende Geschäft zu transformieren. Anderenfalls droht das Aussterben. Beispiele für Branchen, die von Disruption erschüttert wurden, lassen sich schnell finden: Musikindustrie, Buchhandel, klassischer Katalog-Versandhandel. Selbst vermeintlich sichere Branchen wie die Automobilindustrie oder auch der Bankensektor widmen sich daher mit Hochdruck der Entwicklung von neuen Geschäftsmodellen, um der schlummernden Gefahr zu begegnen. Denn hinter der nächsten Straßenecke lauert vielleicht schon ein alternatives Fortbewegungsmittel (E-Auto, Carsharing, …) oder eine Kryptowährung, die das Potenzial hat, die gesamte Branche vom Kopf auf die Füße zu stellen – wider bisheriger Machtverhältnisse im Markt oder politischer Regulierung. Wie es um den Grad der Digitalisierung und die damit verbundenen Chancen und Risiken in deutschen Unternehmen steht, zeigt die EDEN (European Digital Entity Norm) Studie auf und ermöglicht einen Selbst-Test, der Unternehmen eine Einschätzung ihres Entwicklungsstandes entlang des ISCM ermöglicht und Potenziale aufdeckt.

Information Supply Chain und Lösungen im Mittelpunkt

Ausgehend von den Trends Cloud, Internet of Things, Big Data und Virtual/Augmented Reality, die Digitalisierung maßgeblich vorantreiben, widmet sich die Studie dem Management der Informationslieferkette, dem sogenannten Information Supply Chain Management (ISCM). Analog zur Supply Chain in der Industrie geht es um die Beschaffung, Verarbeitung und Verbreitung von Daten und Informationen im Unternehmen. Der Fokussierung auf diese Perspektive liegt die These zugrunde, dass die Bedeutung des ISCM mit der digitalen Transformation zentraler denn je wird. „Die bisherigen Ziele des Information Supply Chain Managements waren Qualitätssicherung, Optimierung und Effizienzsteigerung. Im Zeitalter der digitalen Transformation wird sie jetzt zum Wettbewerbs- und damit Überlebensfaktor“, kommentiert Temel Kahyaoglu, Vorstand der Group of Analysts. Im Fokus der Analyse stehen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern aus den Branchen Industrie, Großhandel, Versandhandel, Einzelhandel und Dienstleistungen. Die Information Supply Chain und deren Management wird dabei anhand der folgenden Lösungsbereiche hinsichtlich Verbreitung, Umsetzung, Potenzial, Beitrag zur digitalen Transformation, Strategie und bisherigen Umsetzungserfahrungen untersucht: Datenbeschaffung:

• Product Information Management (PIM),
• Media/Digital Asset Management (MAM/DAM),
• Customer Relationship Management (CRM),
• Enterprise Ressource Planning (ERP),
• Business Intelligence (BI) und Analytics,

Datenaufbereitung:

• Marketing Ressource Management (MRM),
• Multi Language Management (MLM) / Translation Memory Systeme (TMS),
• Workflow Management,
• Print Publishing bzw. Dynamic Publishing Systeme (DPS),
• Künstliche Intelligenz (KI),

Datendistribution:

• (Enterprise) Content Management Systeme (ECMS/CMS),
• e-Commerce (ECOM),
• Point of Sales (POS)

Digitale Strategie setzt auf MAM, DPS und CMS

Media Asset Management (MAM), Digital Publishing Systeme (DPS) und Content Management Systeme (CMS) sind die derzeit am häufigsten in eine digitale Strategie eingebundenen Lösungen. Zwischen 40 und 60 Prozent der befragten Unternehmen setzen bei Datenbeschaffung, Datenaufbereitung und Datendistribution auf solche Lösungen. Treibend für die digitale Transformation des Unternehmens sind in den Augen der Befragten das Marketing Ressource Management und E-Commerce-Lösungen. Für rund 30 Prozent liefern diese einen sehr hohen Beitrag, weitere 40 Prozent sind der Meinung, dass der Beitrag groß ist.

Fazit und Handlungsempfehlungen

Größere Mittelständler und Großunternehmen finden in der EDEN Study Kontext und Perspektive für die zukünftige Ausrichtung ihrer Digitalisierungsstrategie sowie praktische Ansatzpunkte, den eigenen Stand zu prüfen. „Insbesondere sollten Unternehmen eine konsequente digitale und zentrale Datenhaltung, die Qualität und Sicherheit der Daten, den reibungslosen Datenaustausch zwischen Systemen und eine hohe Prozessqualität im Rahmen ihres Information Supply Chain Managements sicherstellen“, so Chefanalyst Kahyaoglu. Darüber hinaus ist neben dem Rückhalt für das Thema durch das Management die Vernetzung aller involvierten Ebenen entscheidend für den Erfolg eines umfassenden ISCM. Vor allem kann die Beschäftigung mit bisher weniger verbreiteten Lösungen in der Informationslieferkette Potenziale für eine Wettbewerbsdifferenzierung aufzeigen.

Diese und weitere Ergebnisse fasst die EDEN Study (European Digital Entity Norm) zusammen, die nach einer kostenfreien Registrierung auf www.edenstudy.com zum Download bereit steht. Darüber hinaus können interessierte Unternehmen dort einen Self-Check durchführen, um zu überprüfen, wie es um die digitale Transformation und die Information Supply Chain im Unternehmen bestellt ist.

Über The Group of Analysts (TGOA)

Die Group of Analysts AG ist ein Marktforschungs- und Beratungsunternehmen mit Sitz am schönen Bodensee. Wir beobachten und evaluieren die effektive Performance der Softwareindustrie basierend auf einer neuen Methode, die die Analyse der Bewertungen und Forschung der letzten zwölf Jahre miteinbezieht. Konzentrische Schaubilder, Market Performance Wheels genannt, sind das Ergebnis. Diese wundervoll designte, konzentrische Bündelung an Wissen ermöglicht multidimensionale Einblicke. MPWs sind einzigartig auf dem Markt und erfassen die DNA der Unternehmen und deren Produkte.

Im Zuge der aktuellen Probleme im Projektmanagement und den künftigen Herausforderungen werden sich die Anforderungen an Projektmanagement-Tools verändern.

Aktuelle Probleme führen zu Zeit- und Kostenüberschreitungen

Die Studie konnte eine Reihe von bestehenden Problemfeldern identifizieren. Ungenaue Definition der Projektaufgabe und viele Änderungen im Projektverlauf bereiten derzeit jedem zweiten Unternehmen Schwierigkeiten. 42 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Projektpläne schneller veraltet als geschrieben sind. Projektteams benötigen daher digitale Werkzeuge, die sie unterstützen, schnell und flexibel auf die Änderungen reagieren zu können. Eine weitere Schwachstelle, von einem Drittel der Befragten genannt, sind auftretende Missverständnisse, die meist aus mangelnder Kommunikation heraus resultieren. Jedes dritte Unternehmen gab an, Störungen und Auswirkungen auf angeschlossene Teilprojekte zu spät zu erkennen, was Doppelarbeiten und Mehraufwand zur Folge hat und letztendlich zu Mehrkosten führt. All diese Probleme tragen mit dazu bei, dass viele Projekte aus dem Ruder laufen. Es gibt daher kaum ein Unternehmen (nur 10 Prozent), deren Projekte ohne Zeitverzögerung, Qualitätsmängel und Kostenüberschreitungen über die Bühne gehen.

Künftige Herausforderungen: Komplexität und Dynamik steigen

Eine deutliche Mehrheit der befragten Unternehmen geht davon aus, dass ihre Projekte komplexer und dynamischer werden. Schon derzeit unterliegen Projektpläne in jedem zweiten Unternehmen häufigen Änderungen. Auch künftig werden ungenaue Kundenanforderungen und Änderungswünsche immer wieder dazu führen, dass Planungen modifiziert werden müssen. Aus Effizienzgründen werden künftig viele der Teilaufgaben parallel realisiert werden müssen. 60 Prozent der Befragten gehen davon aus künftig effizienter arbeiten zu müssen, um schneller zum geforderten Projektabschluss zu kommen. Werden Projekte komplexer, bedeutet dies in der Regel auch größere Projektteams und eine Zunahme der Teilsaufgaben und Schnittstellen. 67 Prozent der Unternehmen befürchten zukünftig Probleme im Verwalten der Schnittstellen zwischen den einzelnen Arbeitsbereichen oder parallel stattfindenden Arbeitsaufgaben.

Multitasking meistern

Neben den projektbezogenen Herausforderungen gibt es auch eine Reihe von Ansprüchen, die die Projektmitarbeiter betreffen. Demzufolge wird der Erfolg vieler Projekte zukünftig noch stärker von der Zusammenarbeit aller am Projekt Beteiligten abhängen. Das verstärkte Einbinden der Mitarbeiter in mehrere Teilaufgaben innerhalb eines Projektes bedeutet ein hohes Maß an Multitasking für die jeweiligen Personen und einen großen Aufwand für Organisation und Koordination der jeweiligen Projektleitung. 65 Prozent der Unternehmen gaben an, dass ihre Mitarbeiter künftig gleichzeitig in mehrere Projekte eingebunden sein werden. Dabei wird die Eigenverantwortung eines jeden Teammitglieds künftig eine immer größere Rolle spielen, dies bedarf jedoch strukturiert geplanter und konkret definierter Arbeitsaufgaben, die überschaubar sind.

Der Spagat zwischen Komplexität und Effizienz verlangt nach flexiblen und plattformbasierten Lösungen, die den Fokus auf Zusammenarbeit, Team-Kommunikation und personengebundene Aufgabenverteilung legen und bedarfsgerecht zur Verfügung stehen. Der Einsatz von digitalen Werkzeugen scheint wichtiger denn je, um Projektprozesse wirksam zu steuern, die Ziele klar zu definieren und das Projektteam erfolgreich zu unterstützen.

Weiterführende Informationen

Diese und weitere Ergebnisse lesen Sie in der Studie zum Thema „Projektmanagement 4.0: Mit digitalen Werkzeugen künftige Herausforderungen meistern“. Die Studie wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von Actano konzipiert und durchgeführt.

Die Stichprobe umfasst 100 Unternehmen, deren Projekte sich vor allem durch Komplexität, einer großen Anzahl von Beteiligten und einer Vielzahl voneinander abhängigen Prozessschritte auszeichnen. Dies betrifft Unternehmen der Branchen Maschinen-und Anlagenbau, Fahrzeugbau, Elektroindustrie, Bauwesen und Technische Dienstleister. Ansprechpartner waren in erster Linie Projektleiter und Projektmitarbeiter.

Die Studie steht auf der Projektwebsite www.project-performance-index.de zum kostenfreien Download bereit. Für interessierte Unternehmen steht dort ebenfalls ein kostenfreies Self-Check-Tool bereit, dass ermöglicht, sich zu den Prozessen des Projektmanagements mit Unternehmen im Wettbewerbsumfeld zu messen.

Der Erfolg vieler Projekte steht und fällt mit der Projektorganisation, das ist keine Neuigkeit. Dazu gehören unter anderem die genaue Rollenverteilung, die Planung der Projektstruktur sowie eine zielführende Kommunikation, sowohl innerhalb des Projektteams als auch zwischen Team und Kunden.

Vor Projektbeginn wird das Projektteam festgelegt, Rollen werden verteilt und jeder bekommt seine Aufgaben zugewiesen. Doch bereits hier gibt es erste Stolpersteine in mittelständischen Unternehmen zu überwinden. Die Studienergebnisse zeigen, dass eine große Unzufriedenheit mit der Projektorganisation herrscht. Vor allem in der Fertigungsindustrie gibt es etliche Schwachstellen. Die Mängel beschränken sich nicht allein nur auf die Organisationsfähigkeiten, auch das Miteinander klappt nicht überall. Eine effektive Zusammenarbeiten setzt eine zielführende und konstruktive Kommunikation zwischen allen Beteiligten voraus. Dies funktioniert jedoch bei jedem dritten befragten Unternehmen nicht reibungslos.

SW-Unterstützung nicht voll ausgeschöpft

Die Unzufriedenheit mit der Projektorganisation geht zum Großteil mit einer unzureichenden Software-Unterstützung einher. Es ist erstaunlich, dass scheinbar jedes dritte Unternehmen nicht die Möglichkeiten einer Software-Unterstützung in der Projektarbeit für sich nutzen kann. Sie äußerten sich sehr unzufrieden bis unzufrieden mit der aktuellen Situation. Vor allem was die Rollenverteilung und die Kommunikation mit dem Kunden betreffen, finden sich überdurchschnittlich viele kritische Äußerungen. Dabei gibt es eine ganze Reihe von Lösungen und Tools, die das Projektmanagement und im Detail auch die Projektorganisation flexibel gestalten und unterstützen können, indem beispielsweise Rollen übersichtlich verteilt werden und alle notwendigen Informationen und Daten in Echtzeit für alle Projektbeteiligten verfügbar sind. Sollte es Probleme im Verlauf des Projektes geben, könnten Änderungen schnell vorgenommen und Teammitgliedern problemlos Berechtigungen für zusätzliche Aufgaben zugewiesen werden. Jedes Projektteammitglied wäre in der Lage den Projektfortschritt zu sehen, könnte Probleme und sich anbahnende Verzögerungen erkennen und entsprechend gegensteuern. Eine unzureichende Projektorganisation führt nicht nur zu Terminverzögerungen, sondern lässt auch schnell die Kosten explodieren. Gerade für mittelständische Unternehmen können Projektverzögerungen bereits von Tagen oder wenigen Wochen große finanzielle Auswirkungen haben. Unternehmen, deren Projektorganisation nicht oder nur unzureichend softwareseitig unterstützt wird, sollten daher über den Einsatz einer entsprechenden Lösung nachdenken und prüfen, ob sich die zu tätigenden Software-Investitionen möglicherweise schon nach kurzer Zeit amortisieren.

Weiterführende Informationen

Diese und weitere Ergebnisse lesen Sie in der Short Study Collaboration, die auf der Projektwebsite www.project-performance-index.de zum kostenfreien Download bereit steht. Für interessierte Unternehmen steht dort ebenfalls ein kostenfreies Self-Check-Tool bereit, dass ermöglicht, die eigene Situation zu bewerten und sich mit den Studienergebnissen zu vergleichen.

Über den Project Performance Index

Die Studie Project Performance Index untersucht den Status quo in der Umsetzung der Projektarbeit und des Projektmanagements. Die Ansprechpartner dafür waren Projektleiter und Projektmitarbeiter in mittelständischen Unternehmen der Fertigungsindustrie (Fahrzeugbau inkl. Zulieferer, Elektro- und High-Tech-Industrie sowie Metallerzeugung und Verarbeitung), der Energiewirtschaft sowie Technische Dienstleister (Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros, Ingenieurs- oder technischer Dienstleister für Entwicklung) von 50 bis 1999 Mitarbeitern (Technische Dienstleister ab 20 Mitarbeiter) in Deutschland, Österreich und der Schweiz (D/A/CH). Insgesamt wurden 563 Interviews mit diesen Ansprechpartnern geführt. Der Project Performance Index wird unterstützt von RPLAN.

Terminüberschreitungen in Projekten sind eher die Regel als die Ausnahme und auch häufig unvermeidbar. Insbesondere bei Projekten, bei denen die konkrete Ausgestaltung des genaues Ergebnisses sich erst im Projektverlauf ergibt, z.B. in der Produktentwicklung, entstehen Verzögerungen, weil zusätzliche Aufwände entstehen oder unvorhergesehene Probleme auftauchen. Damit diese Verzögerungen den Zieltermin und damit den Projekterfolg nicht gefährden, sollten Eskalationsregeln für Terminüberschreitungen definiert sein.

Regeln für Terminüberschreitungen häufig optimierungswürdig

Eskalationsregeln sollen dabei helfen, zeitnah die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Es wird festgelegt, wann die Eskalation erfolgen muss, das heißt ab welchem Zeitpunkt Überschreitungen nicht mehr toleriert werden können und Gegenmaßnahmen ergriffen werden müssen. Dazu ist es auch notwendig, die Auswirkungen auf andere abhängige Projektschritte zu ermitteln, um eine Entscheidungsgrundlage für alle weiteren Maßnahmen zu schaffen. Parallel dazu gilt es sicherzustellen, dass alle betroffenen Projektbeteiligten die notwendigen Informationen erhalten.

Insbesondere fällt negativ auf, dass fast die Hälfte der Unternehmen der Energiewirtschaft ihre Umsetzung von Eskalationsregeln für Terminüberschreitungen als suboptimal ansieht. Rund die Hälfte der Befragten Energieunternehmen sieht Probleme in der aktuellen Umsetzung. In der Fertigungsbranche und bei Technischen Dienstleistern ist es immerhin nur jedes dritte Unternehmen, das Optimierungspotenziale sieht. Weniger Probleme sehen vor allem größere Unternehmen über 1.000 Mitarbeiter. Die Software-Unterstützung lässt in fast allen Branchen und Größenklassen gleichermaßen zu wünschen übrig, mehr als ein Drittel der befragten Unternehmen sieht hier Verbesserungsbedarf.

Folgen Abschätzen und Vorausschauen

Der Projektstart ist ein positives Ereignis, dem optimistische Entscheidungen vorausgegangen sind: 1. Das Projekt ist es wert durchgeführt zu werden, das heißt es lohnt sich und 2. der Projekterfolg ist realistisch, das heißt mit zur Verfügung stehenden Ressourcen im definierten Rahmen (Zeit, Budget) zu erreichen. Trotzdem sollten auch unerwünschte Problemsituationen vorab geregelt werden, etwa mit Hilfe von Eskalationsregeln. Dadurch kann Problemen frühzeitig begegnet werden und es muss nicht erst ein Vorgehen ad hoc definiert werden, wenn die Problemsituation eintritt. Somit können durch zeitnahes – weil vorab definiertes – Handeln die Folgen begrenzt werden, zum Beispiel weitere Terminverschiebungen bei abhängigen Projektschritten. Letzten Endes kann so auch eine mögliche Gefährdung des Projekterfolgs, zum Beispiel weil der Liefertermin nicht mehr gehalten werden kann, abgewendet werden.

Weiterführende Informationen

Wo weitere Probleme im Zusammenhang mit dem Terminmanagement im Bereich des Ressourcenmanagements oder der Projektsteuerung zu identifizieren sind, lesen Sie in der Short Study Terminmanagement, die auf der Projektwebsite www.project-performance-index.de zum kostenfreien Download bereit steht. Für interessierte Unternehmen steht dort ebenfalls ein kostenfreies Self-Check-Tool bereit, dass ermöglicht, die eigene Situation zu bewerten und sich mit den Studienergebnissen zu vergleichen.

Über den Project Performance Index

Die Studie Project Performance Index untersucht den Status quo in der Umsetzung der Projektarbeit und des Projektmanagements. Die Ansprechpartner dafür waren einerseits Projektleiter, andererseits Projektmitarbeiter in mittelständischen Unternehmen der Fertigungsindustrie (Fahrzeugbau inkl. Zulieferer, Elektro- und High-Tech-Industrie sowie Metallerzeugung und Verarbeitung), der Energiewirtschaft sowie Technische Dienstleister (Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros, Ingenieurs- oder technischer Dienstleister für Entwicklung) von 50 bis 1999 Mitarbeitern (Technische Dienstleister ab 20 Mitarbeiter) in Deutschland, Österreich und der Schweiz (D/A/CH). Insgesamt wurden 563 Online- und Telefoninterviews mit diesen Ansprechpartnern geführt. Der Project Performance Index wird unterstützt von RPLAN.