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provantis stellt Ergebnisse der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 vor

Firma provantis IT Solutions — Mon, 02 Jan 2017 11:41:00 +0000

Ziel der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 war es, einen aktuellen Status zum Projekt-Controlling in Dienstleistungsunternehmen und den dabei eingesetzten Methoden, Techniken und Tools zu ermitteln. Darüber hinaus sollten Hindernisse und Hürden analysiert werden, die ein optimales Projekt-Controlling verhindern sowie zukünftige Trends zum Projekt-Controlling aus Unternehmenssicht abgefragt werden. Die Ergebnisse der Umfrage, zu der Fach- und Führungskräfte aus kleinen und mittleren Dienstleistungsunternehmen im deutschsprachigen Raum befragt wurden, stehen ab sofort auf der provantis-Webseite zur Verfügung.

Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions, erklärt bei der Vorstellung der Ergebnisse: „Wir freuen uns über die recht hohe Anzahl der Unternehmen, die sich an der Studie beteiligt haben, und die interessanten Rückmeldungen.“ So erfassen 66 Prozent der befragten Unternehmen die Projektzeiten über eine Projektmanagementlösung bzw. eine spezifische Lösung zur Zeiterfassung, bei 62 Prozent der Befragungsteilnehmer erfolgt die Übernahme der erfassten Projektzeiten in das Abrechnungssystem allerdings manuell.

80 Prozent der Unternehmen schätzen die Genauigkeit, 74 Prozent die Benutzerfreundlichkeit ihrer Zeiterfassungsmethode als „eher hoch“ oder „hoch“ ein, allerdings ist es bei 49 Prozent der Unternehmen in der Vergangenheit vorgekommen, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent der Unternehmen kam es vor, dass die Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden.

Oliver Lieven kommentiert die Ergebnisse wie folgt: „Wir sind überrascht, dass etwa ein Drittel der befragten Unternehmen noch immer auf Excel Sheets anstatt auf eine spezielle Lösung zur Zeiterfassung setzt. Ebenfalls überraschend war, dass fast die Hälfte aller Umfrageteilnehmer zugaben, dass es schon einmal vergessen wurde, Projektzeiten zu erfassen, bzw. ein Drittel, dass erbrachte Leistungen nicht abgerechnet wurden. Auch verwundert, dass trotz einer eigentlich hohen Zufriedenheit mit den eingesetzten Lösungen noch zahlreiche Verbesserungspotentiale gesehen werden. Gleichzeitig bestärken die Ergebnisse der Umfrage uns darin, mit unserer Lösung ZEP auf das „richtige Pferd“ zu setzen.“

Das vollständige Ergebnis der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 finden Sie hier: tinyurl.com/j5b2qeq

Über die provantis IT Solutions GmbH

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: www.zep.de

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Die wichtigsten Faktoren eines erfolgreichen Projekt-Controllings

Firma provantis IT Solutions — Mon, 02 Jan 2017 11:24:00 +0000

Stuttgart 21, der neue Berliner Flughafen, die Elbphilharmonie – leider gibt es derzeit eine Reihe renommierter Großprojekte, die für Negativ-Schlagzeilen sorgen – weil sie aus den unterschiedlichsten Gründen „aus dem Ruder laufen“. Doch unabhängig von der Größe und dem Bekanntheitsgrad geht es für Unternehmen in projektorientierten Branchen bei jedem Projekt darum, es „in der Spur“ zu halten. In der Praxis gelingt dies nur, wenn ein professionelles Projekt-Controlling zum Einsatz kommt.

Projekt-Controlling I: Meilensteine, Verantwortlichkeiten, Kosten

In einem ersten Schritt geht es darum, die in der Projektplanung festgelegten Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Budgets zu überprüfen und gegebenenfalls an sich verändernde Projektumstände anzupassen. Dazu ist es zuerst einmal notwendig, dass alle Projektbeteiligten – Auftraggeber, Auftragnehmer sowie externe Beteiligte jederzeit Zugriff auf alle mit dem Projekt verbundenen Daten und Dokumente haben, denn nur so sind sie in der Lage, Soll- und Ist-Zustand im Projekt zu vergleichen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Darüber hinaus müssen die Projektbeteiligten in der Lage sein, diese Änderungen zu kommunizieren und über entsprechende Workflows „anzustoßen“, d.h. am Ende muss jeder im Projekt wissen, was er wann zu tun hat, selbst wenn dies nicht im ursprünglichen Projektplan festgelegt war.

Projekt-Controlling II: Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Rechnungsstellung

Der zweite Hauptbereich des Projekt-Controllings bildet die Grundlage für den betriebswirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen in projektorientierten Branchen. Dabei geht es um den möglichst effizienten Einsatz der Mitarbeiter sowie das Erfassen und Abrechnen der geleisteten Projektarbeiten. Im Rahmen der Ressourcenplanung muss zunächst unter Beachtung einer Urlaubs- und Fehlzeitenplanung festgelegt werden, wer wann für das Projekt zur Verfügung steht. Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass alle für das Projekt geleisteten Arbeiten (Arbeitszeiten, Reisekosten) möglichst präzise erfasst und dann auch abgerechnet werden. Die Herausforderung besteht dabei darin, auch die Veränderungen im Projektverlauf bei den Arbeitsleistungen zu berücksichtigen. Häufig werden im Laufe des Projekts zusätzliche Arbeiten beauftragt, beauftragte Arbeiten ändern sich oder werden wieder storniert. Alle diese Veränderungen müssen genauestens erfasst und bei der Abrechnung des Projekts berücksichtigt werden.

Die Herausforderung: Der System-Wildwuchs

Unternehmen in projektorientierten Unternehmen stehen beim Projekt-Controlling heute insbesondere vor der Herausforderung, den „Wildwuchs“ an Systemen und Tools zu bewältigen, der beim Projekt-Controlling zum Einsatz kommt. In der Regel setzen diese Unternehmen heute eine Projektmanagementsoftware für die Planung und Durchführung von Projekten ein, die mit dem Projektkunden verbundenen Informationen und Dokumente (Ansprechpartner, Angebote, Ausschreibungen) werden dagegen häufig in einem CRM-System verarbeitet. Die Änderungsaufträge des Kunden werden dann häufig in einem Ticketsystem bearbeitet, für die Reisekostenabrechnung gibt es eine weitere Speziallösung, die Rechnungsstellung erfolgt über eine Faktura-Software und für die Verbuchung der Aufträge wird eine Finanzbuchhaltungssoftware genutzt.

In der Regel handelt es sich bei diesen Lösungen um isolierte, autarke Lösungen ohne Integration. Folge: Das Übertragen der Informationen und Daten von einem System zum anderen muss häufig manuell erfolgen.

Die wichtigsten Faktoren eines erfolgreichen Projekt-Controllings

Aus den geschilderten Herausforderungen ergeben sich für Unternehmen in projektorientierten Branchen die folgenden Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Projekt-Controlling, die maßgeblich für die Auswahl einer entsprechenden Projektmanagementlösung sind

Setzen Sie auf eine integrierte Projektmanagementlösung, die möglichst viele Bereiche des Projekt-Controllings abdeckt (Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, Rechnungsstellung)
Wählen Sie eine Lösung, die manuelle Arbeiten (Erfassen der Arbeitszeiten, Reisekosten, Abrechnung der Arbeitszeiten) auf ein Minimum reduziert. Integrierte Schnittstellen erleichtern dabei die Anbindung an externe Systeme und Anwendungen.
Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit. Damit steigt auch die Akzeptanz bei den Projektbeteiligten
Nutzen Sie eine Lösung, die mobiles Arbeiten unterstützt. In der Regel finden die Projektarbeiten nicht am Arbeitsplatz, sondern vor Ort beim Kunden bzw. auf der Fahrt zum oder vom Kunden statt. Aus diesem Grund muss es möglich sein, dass die Projektbeteiligten zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf die Projektdaten haben, Arbeitszeiten erfassen können, u.v.m.

Fazit: Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Tools und Systemen, die Unternehmen in projektorientierten Branchen bei deren täglichen Arbeit unterstützen. Doch nur wenn diese die oben genannten Faktoren für ein erfolgreiches Projekt-Controlling erfüllen, erweisen sie sich auch wirklich als nützliche Hilfe.

ZEP ist eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Unternehmen, die speziell die im Beitrag mit "Projekt-Controlling II – Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Rechnungsstellung" betitelten Bereiche des Projekt-Controllings abdeckt.