Die EU-Datenschutzgrundverordnung

Firma NETCONTROL — Tue, 06 Mar 2018 12:00:00 +0000

Am 25. Mai 2018 wird die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) wirksam und bringt eine grundsätzliche Änderung des europäischen Datenschutzes mit sich. Die bisher geltenden einzelstaatlichen Regelungen innerhalb der Europäischen Union, welche teils erhebliche Unterschiede aufweisen, sollen hiermit harmonisiert und vereinheitlicht werden.

Besonders personenbezogene Daten rücken nun noch mehr in den Fokus. Wichtig hierbei: Die EU-DSGVO gilt nicht nur für Unternehmen in Deutschland und in der EU, sondern auch für Unternehmen, welche Daten von EU-Bürgern außerhalb der EU verarbeiten.

Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen der DSGVO ist als eine unternehmensweite Aufgabenstellung anzusehen. Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfordert dabei Kontrolle, Ordnung und Transparenz.

Neben der EU-DSGVO ergeben sich Anforderungen an die Archivierung von E-Mails auch aus den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Grundsätzlich besteht zwischen DSGVO und den GoBD, im Hinblick auf Datensicherheit, eine hohe Übereinstimmung.

Neben technischen Anwendungen sind für die Einhaltung geltender Regelungen prozessuale und organisatorische Neustrukturierungen zu berücksichtigen. Der Einsatz eines GoBD-konformen, digitalen Archivs für die revisionssichere Ablage von E-Mails ist, im Hinblick auf die Einhaltung rechtlicher Anforderungen im gesamten Bereich E-Mail-Management und Datenschutz, sowohl sinnvoll als auch nahezu unumgänglich.

Bislang unklar bleibt, inwiefern die EU-DSGVO tatsächlich strikter gehandhabt wird, als das bislang geltende Datenschutzrecht in Deutschland. Fest stehen jedoch Sanktionen mit Bußgeldern in Höhe von bis zu 4 % des globalen Jahresumsatzes und der persönlichen Haftung von Geschäftsführern und Vorständen, sodass davon ausgegangen werden kann das dem Datenschutz künftig eine deutlich stärkere Rolle zukommen wird.

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E-Mail-Archivierung im Rahmen der GoBD

Firma NETCONTROL — Thu, 14 Dec 2017 14:56:00 +0000

Durch die GoBD ist gesetzlich geregelt, dass E-Mails mit deren Anhängen archiviert werden sollen. Wichtig ist jedoch, dass zwischen E-Mails, die archiviert werden müssen von denen, welche archiviert werden können, unterschieden wird. Die Unternehmen sind lediglich in der Pflicht, steuerrechtlich relevante Dokumente elektronisch vorzuhalten. Die GoBD versucht also diese Pflicht verständlicher und einfacher zusammenzufassen.

Doch wie gelingt es den Unternehmen, die GoBD im Bereich der E-Mail-Archivierung einzuhalten?

Archivierungspflicht

Einfache und strukturierte interne Abläufe erleichtern Unternehmen die Einhaltung der Archivierungspflicht.
Im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ist gesetzlich festgehalten, dass alle steuerrechtlich relevante E-Mails elektronisch vorgehalten werden und zudem auch über den Zeitraum der Aufbewahrungspflicht einsehbar sein müssen. Doch Moment: Welche E-Mails sind denn überhaupt steuerrechtlich relevant?
Leider ist diese Frage nicht ganz so einfach zu beantworten, denn oft passiert es, dass eine E-Mail nicht mehr steuerlich relevant ist, da eine geplante geschäftliche Zusammenarbeit doch nicht entstanden ist. Um diese Frage zu umgehen, möchten die Unternehmen meist auf Nummer sicher gehen und archivieren daher alle ein- und ausgehenden E-Mails.

Damit Sie dieses Vorgehen vermeiden können, haben wir Ihnen hier wichtige Fakten als Übersicht aufgeführt:

Wer muss archivieren?

Jeder Kaufmann, Handelsgesellschaften, eingetragene Genossenschaften und juristische Personen (Art. 257 Abs. 1)

Wieso muss archiviert werden?

GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Handelsgesetzbuch (HGB)
Abgabenordnung (AO)
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GBO)
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
Aktiengesetz (AktG)
Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbHG)
Umsatzsteuergesetz (UStG)
Telekommunikationsgesetz (TKG)
Was muss archiviert werden?
Handelsgeschäftliche E-Mails, welche zudem für die Besteuerung relevant sind ( § 257 HGB / § 140 AO)

Wie muss archiviert werden?

Vollständig
Übereinstimmend mit dem Original
Für die Dauer von 6 bzw. 10 Jahren (je nach Art des Dokuments)
Ordnungsgemäß
Mit Berechtigung einsehbar
Vernichtung erst nach Ablauf der Archivierungspflicht
Frühestmöglich

Ist die Archivierung von E-Mails ausreichend?

Die Funktionen eines digitalen Archivs sollten allerdings weit über die E-Mail-Archivierung hinausgehen. Da viele Unternehmen ein ERP-System nutzen, bietet sich die Anbindung an das Drittsystem an. Die Anbindung ermöglicht den Unternehmen die Produktivität zu steigen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Da in einem digitalen Archiv auch sensible und vertrauliche Dateien abgelegt werden, ist das Anwenden einer Rechtestruktur ein wesentlicher Vorteil.

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StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen genau das! Mit der Rechtestruktur können Sie den Zugriff der Daten einschränken und durch Anbindung an das Drittsystem Ihren Ablauf optimieren!! Durch das Outlook-Addin haben Sie die Möglichkeit Ihre E-Mails aus Outlook per Klick direkt in die entsprechende Kategorie zu archivieren. Wenn sie eine Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails bevorzugen, unterstützen wir Sie gerne bei der Einrichtung.
Ebenso dient StarFinder® nicht nur der reinen E-Mail-Archivierung, sondern erspart Ihnen auch das Ablegen von Dokumenten in Papierform.

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