Myfactory, ein führender ERP-Cloud-Hersteller aus Deutschland, macht kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) im Online-Handel erfolgreich. Mit der Lösung myfactory.e-commerce bietet der Hersteller seinen Kunden zahlreiche E-Commerce-Funktionen, um Interessenten zu gewinnen, zu binden und auszubauen. Von der Suchmaschinenoptimierung über Datenexport zu externen Portalen bis hin zur Realisierung von Cross-Selling-Potentialen ermöglicht die integrierte Software einen effizienten Betrieb. Ziel des Cloud-Pioniers ist es, den Shopbetreibern bei der Gestaltung eines modernen Einkaufserlebnis für Endkunden zu unterstützen. Die Funktionen sind in den Abos Global.ON! (99 Euro pro Monat/User) und Factory.ON! (149 Euro pro Monat/User) verfügbar.

E-Commerce: Webshop, Website und Portal

Der Wettbewerb im Online-Handel wird für kleine und mittlere Firmen immer härter. Um mitzuhalten, bietet Myfactory seinen Kunden ein skalierbares E-Commerce-Ökosystem. Dieses besteht aus einem schnell einzurichtenden Webshop, der Artikeldaten (Bilder, Preise, Beschreibungen, etc.) zur Verfügung stellt und Bestellungen über das Enterprise Resource Planning (ERP) ohne Datentransfer speichert und weiterverarbeitet. Automatisierungstools vereinfachen die Kommunikation mit Kunden: So lassen sich Mailvorlagen erstellen und ohne Zutun Mails mit Bestellbestätigung an Käufer senden.

Neben dem Shop bietet das Modul auch die Chance, die eigene Internetpräsenz mit dem ERP zu integrieren. Mit wenigen Klicks können Login-geschützte Kundenbereiche eigerichtet oder ein Kontaktformular mit automatischer Adressanlage erstellt werden. Auch für die Umsetzung eines B2B-Serviceportals lässt sich myfactory.e-commerce nutzen. Es verbindet die Vorteile von Content Management und Shop zu einer integrierten Gesamtlösung. Zudem liefert der Hersteller Portalvorlagen, die der Anwender individuell anpassen und um zusätzliche Inhaltsseiten ergänzen kann.

Vorteile für den Shopbetreiber

E-Commerce ist für die meisten KMUs essentiell, um den Umsatz zu steigern. Dabei ist ein eigenes Shopsystem zentral. Eine wichtige Kennzahl für einen erfolgreichen E-Shop ist die positive Cost-per-order-Rate. Diese gibt an, in welcher Relation die Kosten für eine Marketingaktion zu den Verkäufen stehen. Um dabei zu unterstützen, bietet die Lösung von Myfactory unter anderem

• eine SEO-optimierte Software, die frei von Programmfehlern ist
• eine einfache Abwicklung von Bestell- sowie Retourprozessen
• eine nahtlose Anknüpfung an das ERP-System von Myfactory

Letzteres ermöglicht nicht nur die Disposition in Echtzeit und die Ausgabe von kundenspezifischen Preiskonditionen. Auch die Schnittstelle zum Content- und Customer-Relationship-Management ist darüber gegeben. Diese Verknüpfung zum Kundenstamm hilft Unternehmen, integrierte Marketingmaßnahmen durchzuführen.

Vorteile für die Endkunden

Weltweit steigt der Umsatz mit E-Commerce. Dabei gilt: Wer häufig im Web einkauft, ist verwöhnt und erwartet ausgezeichnete E-Shops. Darum setzt Myfactory auf ein hoch leistungsfähiges System,

• das auch bei vielen Bestellungen verfügbar ist und mehrere Zahlungskonditionen bietet
• mit einer einfachen Such- und Filtermöglichkeit, die das Finden von Produkten erleichtert und
• das durch ein ansprechendes und für alle Endgeräte optimiertes Design überzeugt

Dabei sieht der Kunde durch die Verbindung mit dem ERP-System immer den Lager- und Verfügbarkeitsstand in Echtzeit und bekommt im Kundenportal einen Überblick über Servicefälle, offene Posten, getätigte on- sowie offline Bestellungen und Lieferstati.

Myfactory, ein führender ERP-Cloud-Hersteller aus Deutschland, unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung agiler Geschäftsmodelle. Dazu entwickelt der Cloud-Pionier innovative Funktionen zur Automatisierung von Prozessen, zur Optimierung des Kundenservices und für das mobile Arbeiten. Ziel ist es, die Produktivität zu erhöhen, Kundenbeziehungen zu optimieren und Tätigkeiten flexibler zu gestalten. Mit diesen Weiterentwicklungen begleitet Myfactory deutschsprachige Firmen bei deren Digitalisierung. Dabei passen sich die modularen Cloud-Lösungen den Geschäftsanforderungen an und sind ab 39,00 Euro pro Monat / User verfügbar.

Automatisierung: Produktivität steigern

Immer mehr Unternehmen setzen auf automatisierte Geschäftsprozesse – zum Beispiel im Marketing. Hier unterstützen Chatbots das Supportteam bei der Beantwortung von Fragen oder bei der Weiterleitung an die richtigen Sachbearbeiter. Aber auch als intelligente Suchfunktion innerhalb komplexer Systeme wie dem Enterprise Ressource Planning (ERP) haben sich die Business-Helfer bewährt. Sie beschleunigen den Workflow und liefern gleichbleibend hohe Qualität.

Auch im Industrial Internet of Things (IIoT) spielt die Vollautomatisierung von Prozessen eine wichtige Rolle: Sendet beispielsweise eine mit Sensoren ausgestatte Maschine einen Wartungsfall an den Service, wird diese automatisch im ERP erfasst. Verantwortlich dafür ist im Myfactory Cloud ERP der Service Manager. Er ist update-sicher, einfach zu konfigurieren und unterstützt Kunden dabei, ihre Produktivität zu steigern sowie die Servicequalität zu erhöhen.

Support: Kundenbeziehungen optimieren

Ein Schlüssel zum Erfolg im digitalen Wandel ist der reibungslose Support über alle digitalen Kanäle hinweg. Da die Anfragendichte zunimmt, bietet Myfactory das E-Mail-to-Ticket-System an. Das durchsucht freigegebene Postfächer im E-Mail-Server, erkennt Support-Fälle und wandelt die Mail in ein Ticket um, welches an das entsprechende Team weitergeleitet wird. Das Besondere daran: Auch externe Partner können darauf zugreifen und selbst Anfragen beantworten.

Ein weiteres Beispiel: Für den Aufbau eines 360-Grad-Kundenbildes müssen alle Interaktionen zwischen Unternehmen und Auftraggeber zentral gespeichert werden. Dafür ist das Customer Relationship Management (CRM) System zuständig, das neben den Ansprechpartnerdaten auch alle Interaktionen, zum Beispiel Mails, sammelt. Myfactory hat dafür eine Kontaktanlage entwickelt, die automatisch jegliche Kommunikation einem Ansprechpartner beziehungsweise einer Adresse zuordnet. Das spart Zeit und bietet allen Berechtigten die Möglichkeit, den Kontaktverlauf einzusehen.

Mobilität: Tätigkeiten flexibler gestalten

Durch Digitalisierung lassen sich Geschäftsprozesse von jedem Ort zu jeder Zeit be- und verarbeiten. Das bietet viele Vorteile: Unternehmen brauchen nicht mehr in teure Infrastruktur zu investieren und haben durch die Cloud dennoch uneingeschränkten Zugriff auf Aufträge, Lagerbestände und Kundendaten. Mitarbeiter ziehen einen Nutzen aus der hohen Flexibilität, die zudem bei der Akquise von Fachkräften hilft. Auch die Zusammenarbeit wird durch Cloud-Lösungen enger. Sie ermöglichen die Kollaboration über große Distanzen und verbinden international das Firmen-Know-how.

Gleichzeitig ist Mobilität auch ein Treiber für innovative Ideen, zum Beispiel beim Einkaufen: Mit der mobilen Kassenlösung von Myfactory erfassen Anwender über das Tablet Artikel und begleiten gleichzeitig den Kunden im Laden, Großhandel oder im Lager. Die Artikelerfassung erfolgt per Eingabe oder Bildauswahl. Am Point of Sale findet dann der Kassiervorgang statt. Nutzer erhalten dadurch mehr Zeit für die Kundenbetreuung. Endkunden hingegen profitieren von einem optimierten Einkaufserlebnis, das auch die Kundenloyalität stärkt.

• Fokus eCommerce: Redaktionsansicht für einfache Inhaltspflege
• Fokus Point of Sales: Mobile Kassenführung
• Fokus Rechnung: Automatischer Erkennung von ZUGFeRD-Belegen

Die digitale Transformation stellt kleine und mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen. Ob eCommerce, mobile Kassenführung oder der elektronische Zahlungsverkehr – wer hier immer auf den neuesten Stand bleiben will, braucht moderne ERP-Systeme, die den aktuellen Anforderungen gerecht werden. Ein Beispiel dafür ist Myfactory Cloud ERP, das mit der Version 6.2 seinen Kunden neue Funktionen bietet. Welche das sind und warum sie Unternehmen im Wandel helfen, zeigt die nachstehende Medienmitteilung.

Myfactory, ein führender ERP-Cloud-Hersteller aus Deutschland, erweitert für seine Kunden das Funktionsangebot. In der aktuell verfügbaren Version erhalten Nutzer neben optimierten Anwendungen wie dem EU-DSGVO Anonymisierungs-Assistenten, dem SEO-Optimierungs-Assistenten und dem Chatbot viele neue Features. Dazu zählen eCommerce-Elemente, eine mobile Kassenführung und der E-Mail-Buchungseingang mit automatischer Erkennung von ZUGFeRD-Belegen. Die Business Software Cloud ERP ist ab 39 Euro pro Monat (CRM) und ab 79 Euro pro Monat (ERP inkl. CRM) verfügbar.

Fokus eCommerce: Redaktionsansicht für einfache Inhaltspflege

User erwarten heute stets aktuelle Webseiten und Online-Shops. Voraussetzung dafür ist die Pflege der Inhalte im dahinterliegenden Content Management Systemen (CMS). Die wird aber meist von Mitarbeitern übernommen, die einen kaufmännischen und keinen technologischen Hintergrund haben. Daher müssen die Programme für das Content Management einfach zu bedienen sein.

Vor allem braucht es eine übersichtliche Redaktionsansicht, die eine leichte Bearbeitung aller Webportale erlaubt. Um das zu bewerkstelligen, nutzt Myfactory einen WYSIWYG-Editor (Kurzform für „What you see is what you get“). Dieser ermöglicht eine Echtbilddarstellung, welche ein Dokument während der Bearbeitung am Bildschirm genauso anzeigt, wie es bei der Ausgabe am PC aussieht. Damit lassen sich neue Inhalte erstellen oder hinzufügen, was den Arbeitsalltag der Mitarbeiter erleichtert und die Produktivität erhöht.

Fokus Point of Sales: Mobile Kassenführung für optimierte Shopping-Erlebnisse

Mit Myfactory ist eine mobile Kassenführung möglich, zum Beispiel über das Tablet. Anwender können darüber Artikel erfassen und gleichzeitig den Kunden im Laden, Großhandel oder Lager begleiten. Die Artikelerfassung erfolgt per Eingabe oder Bildauswahl. Am Point of Sale findet dann der Kassiervorgang statt, der dank Schnittstellen zwischen Business Software und Kassenhardware (Displays, Bon- oder Laserdrucker) integriert abläuft. Während des gesamten Vorgangs überzeugt die individualisierbare Lösung durch eine initiative Benutzeroberfläche.

Nutzer erhalten dadurch mehr Zeit für die Kundenbetreuung und haben weniger Aufwand beim Eintippen der ausgewählten Ware. Endkunden hingegen profitieren von einem optimierten Einkaufserlebnis, das auch die Kundenloyalität stärkt.

Fokus Rechnung: Automatischer Erkennung von ZUGFeRD-Belegen

Ob im nationalen oder internationalen Rechnungsverkehr – es gibt eine Vielzahl von Formaten zur elektronischen Übertragung von Rechnungen. Eine europäisch anerkannte ist ZUGFeRD, die Kurzform für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.“ Darüber lassen sich Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der Verwaltung schnell und einfach elektronisch austauschen.

Mit der neuen Version von Myfactory werden nun Rechnungen mit angehängten ZUGFeRD Dateien automatisch erkannt und direkt verbucht. Die Original-PDF-Datei wird dabei zusammen mit der Buchung gespeichert und ist somit jederzeit aufrufbar. Zudem können Anwender die Buchungen über die im Postfach integrierte Buchungsmaske direkt kontrollieren, falls nötig korrigieren und freigeben. Gleiches geschieht mit allen übrigen PDF-Rechnungen, die eingehen. Auch hier wird das Dokument direkt an die Buchung angehängt.

Vorbereitung ist alles. Das gilt nicht nur bei Reisen, sondern auch im Arbeitsalltag. Ein passendes Beispiel dafür ist die Einführung eines ERP-Systems. Wer hier ohne Fahrplan startet, landet schnell in einer Sackgasse – und das kann teuer werden. Um die Reise erfolgreich zum Ziel zu führen, braucht es eine Karte, die Station für Station den Weg zeigt. Was diese Karte alles beinhalten sollte, hat David Lauchenauer – Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe – für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland zusammengefasst. Die ausführliche Version ERP-Einführung in KMU steht hier kostenlos zum Download bereit.

Tipp eins: Rahmenbedingungen festlegen

Im Internet suchen und wahllos Anbieter anschreiben, ist der zügigste, aber nicht der beste Weg. Im Gegenteil. Er führt schnell zur Ernüchterung und kostet nur Zeit sowie Ressourcen. Wonach es deshalb verlangt, ist eine Projektdefinition. Hier gilt es, Ziele festzulegen, Verantwortliche zu definieren und Rollen zuzuweisen. Das Ergebnis ist ein Rahmen für das anstehende Projekt. Dieser umfasst auch alle Anforderungen, die das System erfüllen muss – ein sogenanntes Lastenheft.

Tipp zwei: Anbieter suchen

Stehen Rahmen und Lastenheft, geht es nun um die Suche des richtigen Herstellers. Idealerweise beschränken sich Firmen dabei auf drei bis fünf Anbieter. In persönlichen Gesprächen wird dann die Lösung präsentiert und gezeigt, was die Software per se kann und was noch angepasst werden muss. Bei der Wahl ist neben den Kosten auch auf das Zwischenmenschliche zu achten – stimmt die Chemie nicht, nützt auch das beste Angebot nichts.

Tipp drei: Lösung testen

Direkt nach der Auswahl des Anbieters ist der Aufbau einer Testumgebung zu empfehlen. Sie dient als zentrale Entwicklungs- und Überprüfungsinstanz und wird agil angepasst. Der Vorteil: Änderungswünsche lassen sich direkt umsetzen und die Beteiligten identifizieren sich schneller mit “ihrer” Lösung. Entspricht das ERP-System den Vorstellungen, wird es abgenommen. Es folgt die Datenübernahme und die Vorbereitung in den Live-Betrieb, der zwingend von einer umfassenden Schulung für alle Nutzer begleitet werden muss.

Tipp vier: Software optimieren

Sind die Mitarbeiter geschult und alle Prozesse etabliert, beginnt die Phase der Optimierung. Ziel ist es, schnell auf Änderungen oder externe sowie interne Einflüsse reagieren zu können. Gerade im digitalen Wandel ist diese Flexibilität und Agilität essentiell, um Wettbewerbsvorteile und Effizienzgewinne zu erzielen. Das erfordert allerdings auch wieder einen vertrauensvollen Partner, der schnell und zuverlässig die gewünschten Anpassungen vornimmt.

Tipp fünf: Projekt bewerten

Die Einführung eines ERP-Systems ist für alle Beteiligten eine immense Herausforderung, an der die gesamte Organisation wachsen kann. Aus dem Grund ist es wichtig, nach der Einführung das Projekt zu evaluieren. Dazu bieten sich sogenannte Retrospektiven an. Hier bringt jeder vor, was negativ, was positiv war und was man gelernt hat. Diese Erkenntnisse helfen wiederum bei kommenden Projekten, eine noch bessere Karte zu erstellen und schneller an das Ziel zu gelangen.

Das perfekte Paar: ERP und IIOT

Auch im nächsten Jahr werden immer mehr Geräte, Sensoren und Produkte mit dem Internet vernetzt. Die zentrale Plattform für die erhobenen Daten ist das ERP-System aus der Cloud. Einmal in der Software gespeichert und sinnvoll vernetzt, erhalten gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) einen enormen Wettbewerbsvorteil: Ob verbesserte Lieferketten, Supportprozesse oder Robotersensoren in der Fabrikhalle – die Fusion von IIoT und ERP automatisiert Geschäftsprozesse und hilft bei der Entscheidungsfindung. Um das zu erreichen, müssen sich KMUs allerdings mit folgenden Fragen beschäftigen:

• Ziel: Wozu benötige ich die Daten, was will ich optimieren?
• Quelle: Welche Daten benötige ich und woher stammen sie?
• Schnittstelle: Wie kann ich die Daten in mein ERP-System integrieren?
• Ergebnis: Wie kann ich auf Basis der Daten Prozesse automatisieren?
• Verantwortung: Wer ist für die übergreifende Datenanalyse im Unternehmen zuständig?

Sind diese Fragen geklärt, lässt sich auch das ERP-System entsprechend aussuchen oder das bestehende anpassen. Wichtig dabei ist vor allem die hohe Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Flexibilität der Lösung, um die individuellen Anforderungen heute und in Zukunft zu erfüllen.

Der nächste Schritt: ERP und Digitales Marketing

Die Nutzer von Social Media werden in den kommenden Jahren immer zahlreicher. Das hat vor allem auf das Marketing, aber auch auf den Vertrieb und Support immense Auswirkungen. ERP-Systeme müssen daher in der Lage sein, Direktmarketing über mehrere Social-Media-Kanäle hinweg zu integrieren. Nur so tragen sie dazu bei, dass kleine und mittelständische Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben. Damit wird gerade auch Cloud-ERP nicht mehr nur auf das operative Geschäft ausgerichtet sein, sondern auch immer stärker auf das Marketing.

Das Social Web ist nicht nur für Sales und Marketingprofis relevant. Auch für andere Disziplinen gewinnt es an Bedeutung. Zum Beispiel im Personalwesen suchen immer mehr Recruiter direkt in den sozialen Kanälen nach passenden Bewerbern und potenziellen Mitarbeitern. Diese Entwicklung gilt es im ERP beziehungsweise CRM abzubilden.

Die ideale Ergänzung: ERP und Künstliche Intelligenz

Ziel von künstlicher Intelligenz (KI) ist es, Entscheidungen von Maschinen treffen zu lassen. Sei es das Ausweichen beim autonomen Fahren oder das Abschalten einer Maschine bei Überhitzung. Einen anderen Ansatz wird das ERP-System der Zukunft wählen: Hier geht es künftig nicht mehr darum, menschliche Entscheidungen zu übernehmen, sondern zu ergänzen. Im Fokus steht damit die technologische Unterstützung des Nutzers.

Das Ergebnis zeigt sich etwa in Systemen, mit denen der Nutzer interagiert – zum Beispiel der  Chatbot. Er wird zuerst mit den wichtigsten Fragen und Antworten gefüttert. Danach lernt das System selbstständig auf Basis der eingegebenen Informationen im Echtbetrieb. Gerade bei erklärungswürdiger Software wird damit der Anwender ohne viel Aufwand und zu jeder Tages- und Nachtzeit unterstützt. 

Myfactory, ein führender ERP-Cloud-Hersteller aus Deutschland, will das Cloud-Geschäft der Partner in Deutschland weiter stärken. Ein Grund dafür sind die prognostizierten Umsätze für Cloud Computing, die in den nächsten Jahren noch weiterwachsen sollen. Als Folge daraus wird die Nachfrage steigen – vor allem bei mittleren und kleinen Firmen, die sich bisher noch nicht dem Thema gewidmet haben. Um dieses Potenzial zu nutzen, setzt Myfactory auf den Ausbau bestehender, aber auch auf die Akquise neuer Partner. Anreiz dafür soll das Partnerprogramm bieten.

Timo Bärenklau, Leiter Partnervertrieb bei der Myfactory International GmbH

„Der digitale Wandel erreicht immer mehr die kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland. Kein Wunder, bringen doch die damit verbundenen Technologien und Programme entscheidende Wettbewerbsvorteile in Hinblick auf Effizienz, Prozesse und Automatisierung. Doch trotz wachsender Investitionsbereitschaft, fehlt Firmen bei Cloud Computing noch die Orientierung. Diese Chance sollten Partner nutzen, um die Digitalisierung ihrer Kunden und letztlich ihr Cloud-Geschäft anzukurbeln. Voraussetzung dafür ist ein starker Hersteller, der sie dabei umfassend unterstützt.“

Chancen im Cloud Geschäft nutzen: Neue Zielgruppen erschließen

Kunden wollen beraten werden. Das gilt vor allem bei erklärungsbedürftiger Software. Darum ist das Potenzial für Partner in diesem Bereich sehr hoch. Einrichten der Software, Schulungen für die Anwender und der laufende Support sind nur einige Beispiele für Servicefelder. Hinzu kommt die große Zielgruppe. Cloud-Lösungen lohnen sich bereits bei kleineren Unternehmen, da nicht pro Firma ein Server administriert werden muss und das Projekt schnell realisierbar ist.

Dank Cloud können Partner ohne Weiteres viele kleinere Kunden betreuen, da die Administration über den Hoster stattfindet und Updates nicht pro Kunde, sondern nur einmal pro Installation eingespielt werden müssen. Ein weiterer Vorteil: Die Bereitschaft von Cloud-Kunden, per remote Wartungen und Schulungen durchzuführen, ist hoch. Dadurch sparen Partner Reisezeit und können mehr Kunden betreuen.

Starke Partner brauchen starke Hersteller: das Partnerprogramm von Myfactory

Myfactory bietet seinen Partnern ein breites Angebot, ihr Geschäft auszubauen: Dazu gehören unter anderem ein Partnerportal mit eigenem Forum sowie Unterstützung beim Pre-Sales und bei Kundentagen. Eine neue Form der Unterstützung erhalten Myfactory-Partner bei der Lead-Conversion mit Hilfe eines eigenen Sales Cloud Mitarbeiters. Hinzu kommen wöchentliche Webinare, Workshops für neue Funktionen, Netzwerkevents und Schulungen (mit Fokus auf Produkt, Vertrieb und Projektmanagement), die im ersten Jahr für Myfactory-Partner kostenlos sind.

Auch im Marketing erhält der Channel Unterstützung, etwa in Form von Materialien wie Referenzen, Broschüren und Videos, aber auch durch cloudbasierte Schulungen für eigene Seminare. Hinzu kommen die Partnertoolbox, die zum Beispiel Checklisten zum Self-Service anbietet und der enge persönliche Austausch, in dem Optimierungsmöglichkeiten besprochen werden.

Myfactory, ein führender ERP-Cloud-Hersteller aus Deutschland, bringt Industrial Internet of Things (IIoT) und Enterprise Ressource Planning (ERP) zusammen. Dazu setzt der Cloud-Pionier auf die Vollautomatisierung von Prozessen: Sendet beispielsweise eine mit Sensoren ausgestatte Maschine selbstständig eine Wartungsanfrage an den Service, wird diese automatisch im ERP erfasst und dem passenden Team in Form eines Tickets zugestellt. Verantwortlich dafür ist der Service Manager. Er ist update-sicher, einfach zu konfigurieren und als Ergänzung zum CRM ab 79,00 Euro pro Monat verfügbar. Damit unterstützt Myfactory seine Kunden darin, interne Abläufe zu automatisieren, die Produktivität zu steigern und die Servicequalität zu erhöhen.

David Lauchenauer, Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe

„Gerade im Support ist hohe Verfügbarkeit essentiell, um Ausfälle zu vermeiden. Darum setzen immer mehr Unternehmen auf Cloud-ERP-Systeme. Wer dabei auch noch seine Prozesse automatisieren will, braucht zudem noch ein Service-Modul, das Supportanfragen selbstständig bearbeitet. Veraltete Software stößt hier schnell an ihre Grenzen und muss aufwendig anprogrammiert werden. Mit dem Service Manager von Myfactory hingegen sind Kunden sofort IIoT-ready. Denn sie erhalten eine zuverlässige Lösung, die einmal eingerichtet, automatisch Anfragen an das richtige Serviceteam schickt – ohne manuelles Eingreifen. Damit wird das Service-Team entlastet, die Fallhistorie für alle Beteiligten transparent und die Kundenzufriedenheit gesteigert.“

Myfactory Service Manager: Automatisierung im Support

Mit dem Service Manager können Nutzer ihre Anfragen manuell oder automatisch via eingehende E-Mails anlegen. Letzteres erfolgt anhand der Absenderadresse, die automatisch dem entsprechenden Team zugeordnet wird. Die Standardvorlagen für Antworten vereinfachen die Kundenkommunikation und entlasten das Serviceteam. Zudem ist der gesamte Arbeitsprozess abbildbar: Vom Bearbeiter, über die Abteilung und Historie bis hin zum aktuellen Status lässt sich alles einsehen und nachprüfen.

Myfactory ist IIoT-ready: Gewinner des Schweizer Software Contest

Im Frühjahr 2018 veranstaltete die Schweizer Topsoft zum Thema „Serviceprozesse digitalisieren“ einen Software Contest. Dabei stellten sich fünf ERP-Anbieter, darunter Myfactory, der Aufgabe von Dr. Marcel Siegenthaler. Er konstruierte für den Wettbewerb ein IIoT-Gerät in Form eines alten Spinnrades, das dank Sensoren selbständig Störungen über das Web an die Unternehmenssoftware meldet. Die Herausforderung der ERP-Hersteller war nun, diese Meldung in ihrem System zu verarbeiten. Zum Beispiel in Form einer Aufgabe, die mit dem Kunden und der betroffenen Maschine verknüpft ist und automatisch im Aufgabenpool des Supportteams erscheint. Von den fünf Anbietern haben es nur zwei geschafft, die Meldung in der Software zu empfangen und weiter zu verarbeiten – einer der Gewinner war Myfactory, die mit dem Modul „Service Manager“ überzeugten.

Seit Anfang September 2018 ist der Schweizer ERP-Cloud und Marketing-Spezialist Michael Kunz bei Myfactory. Um sowohl das Partnergeschäft in Deutschland, als auch das Direktgeschäft in der Schweiz auszubauen, wird er an beiden Standorten, St.Gallen und München, vor Ort sein. Kunz berichtet direkt an den Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe David Lauchenauer.

David Lauchenauer, Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe

„Myfactory ist auf Erfolgskurs – und das haben wir vor allem unseren Mitarbeitern zu verdanken. Sie schaffen für kleine und mittelständische Unternehmen immer wieder Produktinnovationen, die im digitalen Wandel helfen. Mit Michael Kunz haben wir nun einen weiteren Experten gewonnen, der uns bei dieser Mission unterstützt. Dank der Kombination aus Cloud-ERP- und Marketing-Erfahrung ergänzt er ideal unser internationales, 50-köpfiges Cloud-Team. Zusammen wollen wir auch weiterhin wachsen und als vertrauensvoller Begleiter das Business unserer Kunden und Partner voranbringen.“

Michael Kunz, Head of Marketing und Product Management

„Damit Cloud-ERP für Unternehmen relevanter wird, braucht es mehr Orientierung und Hilfestellung. Dabei ist es wichtig, die Sprache des Mittelstandes zu sprechen und auf Augenhöhe zu kommunizieren. Genau hier möchte ich als Head of Marketing und Product Management ansetzen. Mein Ziel ist es, das Bewusstsein für Cloud zu schärfen und Myfactory als Meinungsführer in diesem Bereich zu positionieren. Ein Weg, das zu erreichen, ist die kontinuierliche Optimierung unserer Lösung, zum Beispiel durch den Einsatz von Robotic Process Automation oder neue Features wie den Myfactory Anonymisierungsassistenten. Hier möchte ich anknüpfen und gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen neue Möglichkeiten aufzeigen. Ein erstes Projekt wird die Wei terentwicklung der Portal-Templates (Webshop, Service- und Support-Foren, etc.) sein.“

Neue Marketing- und Cloud-Expertise für Myfactory

Mit Michael Kunz gewinnt der Hersteller von webbasierter Business Software einen Spezialisten, der sowohl umfassendes Cloud-Wissen und Marketing-Know-how mitbringt. Vor seiner aktuellen Tätigkeit arbeitete der Schweizer als Partner und Inbound Marketing Consultant bei der Oberholzer Online Marketing GmbH. In dieser Funktion war er für die operative Führung der Agentur, für die Projektleitung von Inbound Marketing Projekten und die Akquise sowie Bestandskundenpflege zuständig. Zuvor arbeitete er mehrere Jahre für die SolvAxis SA, einem ERP-Anbieter für kleine und mittelständische Unternehmen – zuletzt als Mitglied der Geschäftsleitung und Director Marketing. Hier verantwortete er das Marketingbudget und definierte die Marketingstrategie. Weitere Karrierestationen sind unter anderem die Sage Schweiz AG (Head of Product Management SBU), TIC The Internet Company AG, heute Green.ch (Partner Channel Manager) und SCS Computer Systems AG (Ac count Manager). Der 41-Jährige studierte an der Hochschule für Wirtschaft in Zürich Social Media Management und hält ein Diplom für Betriebswirtschaftslehre der Fachschule für Wirtschaft Luzern.

Myfactory, ein führender ERP-Cloud-Hersteller aus Deutschland, optimiert die User Experience und investiert in Robotic Process Automation. Im Zentrum der kundenorientierten Weiterentwicklung stehen der Chatbot für das schnellere Finden von oft gebrauchten Anwendungen, die Automail-Funktion für die automatische Umwandlung einer Mail in ein Ticket und die maschinelle Kontaktanlage für ein 360-Grad-Kundenbild. Ziel dieser Funktionen ist es, wiederholbare und regelbasierte Aufgaben des Menschen zu automatisieren und so den Umgang mit komplexer Business Software zu vereinfachen.

Chatbot: Mit einem Befehl zur gewünschten Information

ERP-Systeme sind sehr komplex und bieten eine Masse an Daten. Um den User schnell zur gewünschten Informationen zu führen, wurde der Myfactory Chatbot entwickelt. Mit diesem text- oder sprachbasierten Dialogsystem erhalten Anwender eine schnelle Eingabemöglichkeit für häufig genutzte Anwendungen. Die intelligente Funktion verarbeitet als Suchbegriffe eingegebene Sätze und Anfragen und liefert die passenden Ergebnisse. Im Vergleich zur Navigation erspart der Chatbot seinen Nutzern zahlreiche Klicks und damit vor allem Zeit. Der Chatbot ist auch in der mobilen Version für Smartphones integriert.

Ein Beispiel ist der Befehl "Zeige Umsatz Kunde X", welcher in der Business-Suche einzugeben ist. Als Ergebnis erhalten Anwender eine Liste mit den aktuellsten Monats- und Jahresumsätzen des Kunden X. Das Kommando "Zeige Belege von Kunde Y" hingegen öffnet die Verkaufsbelegauskunft und listet alle verfügbaren Belege des angegebenen Kunden. Bei welchen Anwendungsfällen der Chatbot hilft, ist ebenfalls über die Suche einsehbar. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung werden immer neue Funktionen angeboten, die Anwender beim Finden von Daten unterstützen.

Automail: Automatisch vom Postfach zum Ticket

Heute wollen Kunden auf unterschiedlichsten Kanälen mit einem Unternehmen in Kontakt treten. Das gilt gerade auch für Support-Anfragen. Neben dem Telefon bieten viele Unternehmen für eine effiziente und effektive Hilfe auch den Dialog per Mail an. Voraussetzung dafür ist ein E-Mail-to-Ticket-System, das die eingehenden Nachrichten durchsucht, einen Support-Fall erkennt und automatisch die Mail in ein Ticket umwandelt.

Diese Service-Anfragen lassen sich als kategorisiertes Ticket einzelnen Abteilungen zuweisen und von Mitarbeitern bearbeiten. Die Support-Experten können dann den Status von Anfragen nach frei definierbaren Kriterien festlegen. Aber auch externe Partnerunternehmen sind in der Lage, die Dringlichkeit von Supportanfragen zu bewerten. Gleichzeitig erhält der Kunde – sofern hinterlegt – eine automatische Antwort. Zum Beispiel, dass sich der Support umgehend meldet. Diese Einstellungen können pro Kunde verändert werden.

Kollaboration: Automatische Kontaktanlage aus E-Mails

Für ein 360-Grad-Kundenbild müssen alle Interaktionen zwischen Unternehmen und Auftraggeber zentral gespeichert werden. Dafür bietet sich das Customer Relationship Management (CRM) an, das neben den Kontaktdaten auch alle Interaktionen, zum Beispiel Mails, sammelt. Myfactory hat dafür eine Kontaktanlage entwickelt, die automatisch jegliche Kommunikation einem Kunden oder einem Kontakt zuordnet. Das spart Zeit und bietet allen Berechtigten die Möglichkeit, die Aktivitäten einzusehen.

Neben dem kollaborativen Zugriff ist diese Lösung auch aus Sicht des Datenschutzes wichtig: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen muss sein Postfach und damit auch wichtiges Kundenwissen gelöscht werden. Durch die zentrale Speicherung erhalten andere und neue Teammitglieder einen umfassenden Überblick über die Kundenhistorie. Da sich diese Funktion nicht für alle Kunden eignet, kann der Anwender bei Myfactory pro Postfach festlegen, ob beim Speichern von Nachrichten automatisch Kontakte angelegt werden oder nicht.