Wien, 6. April 2020. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber oder Konzessionsnehmer zur Entgegennahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Diese Richtlinie stammt bereits aus dem Jahr 2014, wird aber in einzelnen Mitgliedsländern erst jetzt sukzessive in nationales Recht umgesetzt. Die strikte Haltung der deutschen Behörden steht also nicht in ursächlichem Zusammenhang mit dem Kampf gegen den Covid-19-Virus. Aber sie kommt nicht ungelegen, denn Papierrechnungen gehen oft durch unzählige Hände, was deren Beliebtheit verringert. Die Umstellung auf e-Rechnungen bietet zudem eine Reihe von Vorteilen. „E-Rechnungen senken nicht nur die Fehleranfälligkeit sondern auch den Arbeitsaufwand und den Papierverbrauch. Dadurch werden sowohl die Kosten als auch die Umweltbelastung erheblich minimiert“, analysiert Gerd Marlovits, Geschäftsführer des international agierenden Wiener EDI-Dienstleisters EDITEL.

E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile

Auch die Bezahlung der Rechnung erfolgt in der Regel rascher, wenn im Zuge der Rechnungslegung strukturierte digitale Daten ausgetauscht werden. Diese Daten können vom Rechnungsempfänger auf einfache Weise automatisiert weiterverarbeitet werden. Reine PDF-Rechnungen an den deutschen Staat, die keine strukturierten Daten enthalten, sind künftig gar nicht mehr erlaubt. Gleiches gilt beispielsweise auch für eingescannte Papierrechnungen. „Rechtlich zulässig sind in Deutschland nur zwei e-Rechnungs-Standards: das XRechnungs-Format, das zur Gänze aus strukturierten Daten besteht, und das hybride ZuGFeRD 2.0., das in der Praxis eine untergeordnete Rolle spielt“, erklärt Marlovits. Der bequemste, schnellste und sicherste Weg, die Rechnungen an die deutschen Behörden zu senden, ist die vollautomatische Übermittlung per PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine), das alle deutschen Behörden unterstützen. „Als führender EDI-Dienstleister in der CEE-Region kann EDITEL österreichischen Unternehmen nicht nur den technischen Zugang zu PEPPOL ermöglichen, sondern übernimmt auf Wunsch auch die Prüfung der Rechnung, die Konvertierung in XRechnung sowie deren automatische Übermittlung“, versichert der Experte.

Unterschiedliche Fristen für Behörden und Lieferanten

Besonders betroffen von der Umstellung sind heimische Lieferanten von Verbrauchsgütern, wie beispielsweise Reinigungsmitteln, Toilettenpapier oder auch Lebensmitteln, weil sie für gewöhnlich regelmäßige Lieferungen tätigen. Bei der Umstellung gelten allerdings sowohl für die Zulieferer als auch für die einzelnen Behörden in Deutschland unterschiedliche Fristen*: Der Bund ist bereits jetzt zur Annahme von e-Rechnungen verpflichtet, Länder und Kommunen ab 18. April 2020. Umgekehrt müssen Lieferanten bzw. Dienstleister bei Bundesbehörden ab dem 27. November 2020 zwingend ihre Rechnungen in elektronischer Form einreichen, derzeit passiert das noch auf freiwilliger Basis. Für die Einreichung bei Bundesländern oder Kommunen gibt es keine einheitlichen Fristen seitens der Lieferanten, da die Bundesländer unterschiedliche Regelungen erlassen können.

*Laut derzeitigem Wissensstand

• Branchenlösung soll jährlich rund 75 Millionen Prozesse bei österreichischen Logistikern automatisieren und zwölf Millionen Blätter Papier einsparen
• Teilnehmer zum Start sind EDITEL Austria, GS1 Austria, DB Schenker, LKW Walter, die Bundesvereinigung Logistik Österreich (BVL) und die WU Wien – weitere Partner sollen folgen
• Branchenlösung auf Blockchain-Basis soll Kostenreduktion, Transparenz, Fälschungssicherheit und Zeit- und Ressourcenersparnis bringen
• Nach Analyse- und Pilotphase im Jahr 2019 soll das Projekt 2020 in eine kommerzielle Plattform münden

Auf Einladung der Prüfungs- und Beratungsorganisation EY nehmen GS1 Austria und deren Tochter EDITEL Austria gemeinsam mit namhaften Logistikern wie etwa DB Schenker, LKW Walter sowie der Bundesvereinigung Logistik Österreich (BVL) und der Wirtschaftsuniversität Wien (WU Wien) an der „Blockchain Initiative Logistik“ teil.

Die Initiative hat sich zum Ziel gesetzt, ein gemeinschaftliches Pilotprojekt zu implementieren, das der Überprüfung des Nutzens von Blockchain-Technologien für Transport und Logistik dient. Dieser erste „Use Case“ wurde bereits festgelegt und widmet sich der Digitalisierung von Frachtdokumenten. Dabei geht es darum, dass Frachtdokumente meist papierbasiert sind und deren Handhabung und Übergabe daher oft unkontrolliert passieren. Die Teilnehmer der Initiative verfolgen und analysieren in laufenden Workshops den Lösungsansatz, einige Frachtdokumente mittels Blockchain zu digitalisieren. Damit sollen die Verfügbarkeit, der Zugriff und die Weiterverarbeitung der Dokumente zu jedem Zeitpunkt und für alle Teilnehmer am Prozess gewährleistet werden. Die Branchenlösung soll jährlich rund 75 Millionen Prozesse bei österreichischen Logistikern automatisieren und zwölf Millionen Blätter Papier einsparen.

Warum sich EDITEL bei dieser Initiative aktiv einbringt, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer der EDITEL Austria GmbH, wie folgt: „Auch wenn Blockchain bestehende EDI-Prozesse vorerst nicht ersetzen wird, bietet sich für uns als EDI-Provider hier eine gute Möglichkeit, wichtige Einblicke zu gewinnen und Synergien zu nutzen. Diese möchten wir auch in unsere künftigen Lösungen einfließen lassen.“ Auch GS1 Austria-Geschäftsführer Gregor Herzog ist überzeugt, „dass diese Technologie zur Speicherung von Daten auch disruptives Potenzial für Logistik und Supply Chain Management hat. Die damit einhergehenden Entwicklungen sind daher äußerst relevant für GS1 Austria als Datendrehscheibe und wir freuen uns, dazu einen Beitrag leisten zu dürfen.“

Dies erweist sich für Austria Email als Partner von vielen Großhändlern und Industriekunden mit einer Produktpalette von 400 Grundtypen von Warmwasserbereitern als äußerst lohnende Investition, wie IT-Leiter Manfred Kopp bestätigt: „Der Wegfall der manuellen Auftragseingabe sorgt für eine wesentliche Zeit- und Kostenersparnis. Für den Versand der Auftragsbestätigungen bedarf es nun nur noch eines Mausklicks.“ Auch die „terminliche Umsetzung des Projekts sowie die Zusammenarbeit mit EDITEL“ ist aus Sicht von Manfred Kopp „wirklich sehr zufriedenstellend gelaufen. Wir werden schon in den nächsten Wochen mit der Anbindung weiterer Kunden starten.“ 

Warum Austria Email verstärkt auf Elektronischen Datenaustausch (EDI) setzt, erklärt Manfred Kopp wie folgt: „Auf der einen Seite wollen wir damit unsere Bindung zu großen, langjährigen Kunden festigen, auf der anderen Seite eine Arbeitsminimierung für unsere Mitarbeiter im Verkaufsinnendienst erreichen“.

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http://www.austria-email.at/

In der Praxis sieht das so aus, dass S.Spitz von Smurfit Kappa Interwell für jede aufgegebene Bestellung vollautomatisiert eine Bestätigung in Form einer Bestellbestätigung (ORDRSP) erhält. Ein elektronisches Lieferavis (DESADV) ermöglicht wiederum, dass der Weg der Ware ohne Systembruch zurückverfolgt werden kann. Damit wird sowohl auf Lieferanten- als auch auf Industrieseite der gesamte Wareneingangsprozess beschleunigt und bleibt darüber hinaus bis hin zum Endkunden transparent.

„Die Umsetzung dieses Pilotprojekts ist dank der intensiven Zusammenarbeit mit unseren Projektpartnern EDITEL und GS1 bestens gelungen. Die vielen Vorteile von Upstream-EDI wollen wir in Zukunft auch mit anderen Partnern nutzen“ äußerst sich Roland Pöschko, IT/TK-Manager bei Smurfit Kappa Interwell, sehr zufrieden.

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Gemeinsam mit EDITEL, die Falkensteiner im gesamten Bereich des Elektronischen Datenaustauschs (kurz: EDI) unterstützt, wurde bereits im vergangenen Jahr die elektronische Rechnung eingeführt.  Diese sorgt für mehr Qualität in der Rechnungsstellung, Einsparung in der Rechnungsprüfung sowie für eine geringere Reklamationsquote. Darüber hinaus landen sämtliche Rechnungen bei Falkensteiner nun auch in einem digitalen Archiv, womit der letzte fehlende Puzzlestein für eine lückenlose digitale Kommunikation hinzugefügt wurde. Stefan Unterlader, Director of Group Purchasing IMS&POS Systems bei der FMTG ist überzeugt, dass „die digitale Archivierung die ideale Ergänzung der elektronischen Geschäftsprozesse ist, da sich damit Rechnungen gesetzeskonform sowie platz- und ressourcensparend aufbewahren lassen“. Auch was die Umsetzung dieses Projekts betrifft zeigt sich Falkensteiner Hotels & Residences sehr zufrieden: „Die Unterstützung unseres EDI-Partners EDITEL bei der technischen Anbindung des Archivs war hervorragend“, so Herbert Schöfbänker, Director of IT.

Die Nutzung von EDI für mehr Effizienz und Transparenz ist für die FMTG seit je her ein wesentlicher Erfolgsfaktor in einer prozessoptimierten Bestellabwicklung mit seinen Lieferanten. Mit dem EDI-Service eXite der EDITEL hat die FMTG die ideale Lösung gefunden, um über nur eine Schnittstelle all seine Lieferanten zu erreichen. Derzeit sind zwischen 120 und 130 Partner angebunden und tauschen auf diesem Wege Artikelstammdaten (PRICAT), Lieferscheine (DESADV) und Rechnungen (INVOIC) aus.

www.falkensteiner.com
www.fmtg.com
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Aufgrund der Expansionspläne der MARKANT bis 2025 in mehr als 20 Ländern im CEE-Raum vertreten zu sein, wurde diese Kooperation nun insbesondere auf internationaler Ebene ausgebaut. Vorteile schafft dies für alle Beteiligten: nationale Marktgegebenheiten können noch besser abgedeckt werden, das Onboarding von Geschäftspartnern erfolgt schneller und reibungsloser, und die bestehende EDI-Community wird signifikant ausgeweitet – um nur einige zu nennen.

Jürgen Vögele, Projektleiter EDI / Europäische Zentralregulierung International der MARKANT Gruppe: „Wir freuen uns auf die weitere enge Zusammenarbeit. Gemeinsam werden wir die EDI-Abdeckung im CEE Raum maßgeblich erhöhen und damit Warenbeschaffungsprozesse für unsere Kunden noch effizienter und transparenter gestalten“. Gerd Marlovits, Geschäftsführer der EDITEL Austria GmbH ist ebenfalls überzeugt: „Mit diesem Schritt bringen wir die strategische Kooperation mit der MARKANT Gruppe auf ein neues Niveau. Wir freuen uns, die Landesgesellschaften der MARKANT mit unserer lokalen Präsenz in vielen Ländern Zentral- und Osteuropas noch intensiver zu unterstützen“.

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https://www.markant.com

„Gerd Marlovits kennt das EDI-Geschäft bestens. Er hat während seiner gesamten Laufbahn die Entwicklung und Ausrichtung des Unternehmens mitgestaltet und vereint Erfahrung und Beständigkeit mit dem notwendigen Innovationsgeist. Ich bin überzeugt, dass EDITEL mit ihm an der Spitze weiterhin auf Erfolgskurs bleiben wird und ihren Kunden die besten EDI-Services bieten kann“, bekräftigt Franzmair.

Peter Franzmair war während seiner gesamten Aktivzeit in leitender Position im Unternehmen tätig, zunächst als Projektleiter EDI und ab 2002 als Prokurist bei EAN Austria (später GS1 Austria). Mit der Gründung der EDITEL Austria im Jahr 2008 als Tochter der GS1 Austria übernahm Franzmair deren Geschäftsführung. Neben seinem beruflichen Lebensthema EDI war Franzmair etwa auch als ECR-Manager während der Gründungsphase der ECR-Initiative in den Jahren von 1996 bis 2000 oder seit der Erstausgabe 1986 über 20 Jahre als leitender Redakteur der Unternehmenszeitschrift GS1 Info tätig. In seiner Zeit hat sich das Unternehmen EDITEL zu einem der führenden EDI-Dienstleiter in Zentral- und Osteuropa entwickelt.

Die EDITEL Gruppe mit der Zentrale in Wien verfügt über weitere Niederlassungen in der Tschechischen Republik, der Slowakei, Ungarn und Kroatien mit international über 100 Mitarbeitern. Die EDI-Services der EDITEL sind über die eigenen Standorte, sowie über Vertriebspartner in 20 Ländern verfügbar und werden von 15.000 Unternehmen branchenübergreifend genutzt.

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Seit Sommer dieses Jahres laden die Österreichischen Bundesbahnen ihre Geschäftspartner ein, künftig jede Rechnung im Format des Bundes (ebInterface) über das Bundesrechenzentrum (BRZ) elektronisch einzubringen. Unternehmen, die bereits Rechnungen an den BUND gestellt haben, erfüllen diese Bedingung mit wenigen Schritten und sind damit sofort ÖBB-fit. Wie bereits beim BUND kann bei der Rechnungslegung an die ÖBB auf die bewährten e-Invoice-Services der EDITEL zurückgegriffen werden.

Für Geschäftspartner der ÖBB, die aufgrund einer Mehrzahl von laufenden Rechnungen eine automatisierte Übermittlung wünschen, stehen alle Optionen offen, die von der reinen Übermittlung inkl. Feedback (EDI-Kommunikation) bis zu einer vorangehenden Konvertierung aus dem hauseigenen Format oder einer Standard-EDIFACT-Schnittstelle (EDI-Integration) reichen. Es ist abzusehen, dass dieses Thema für alle Unternehmen, die Aufträge aus der (erweiterten) öffentlichen Hand erhalten weiter an Bedeutung gewinnt. EDITEL steht als Lösungspartner bereit.

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„Der entscheidende Vorteil von e-discounting ist die perfekte Verbindung zweier Welten in einer bestehenden elektronischen Lösung: Rechnungen elektronisch im EDI-Format übermitteln und dabei offene Forderungen sofort in Liquidität umwandeln“, so Patrick Götz, Vertriebsvorstand der Intermarket.

„Mit der elektronischen Rechnungslegung sparen Unternehmen Zeit und Geld, gleichzeitig wird die Transparenz in der Lieferkette deutlich verbessert“, erklärt Peter Franzmair, Geschäftsführer von EDITEL weiter. „Dabei sind Sicherheit, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit entscheidende Faktoren für den erfolgreichen Informationsaustausch zwischen Unternehmen. Über 300 Millionen Transaktionen von mehr als 15.000 Unternehmen werden jährlich so zuverlässig abgewickelt“. EDITEL ist in verschiedensten Branchen tätig. Sehr verbreitet angewendet wird dabei die elektronische Rechnungslegung im EDI-Format zwischen Lieferanten und Abnehmern aus dem großflächigen Einzelhandel.

„Beim e-discounting verkaufen Lieferanten ihre offene Forderung, die sie mittels EDI-Format fakturieren, gegenüber ausgewählten Kunden an die Intermarket Bank. Dies verbessert die Working-Capital Kennzahlen und damit das Bilanzbild der Lieferanten und erschließt eine alternative Finanzierungsmöglichkeit zu klassischen Bankfinanzierungen“ so Götz. Die Bevorschussungsquote beläuft sich auf bis zu 100% der Rechnungen und durch den regresslosen Ankauf erfolgt gleichzeitig eine Absicherung gegen das Ausfallsrisiko der Forderungen. Die Liquidität kann mehrfach am Tag je nach Bedarf des Kunden über das e-discounting Portal der Intermarket Bank abgerufen werden.

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