• Strategische Kooperation zweier Marktführer für das Dokumenten- und Informationsmanagement
• Gegenseitige Unterstützung ermöglicht Kunden eine ideale Abwicklung ihres Dokumentenkreislaufs
• Rhenus Office Systems als Experte für Dokumente in Papierform, EASY SOFTWARE verwaltet Digitales

Im Rahmen einer strategischen Partnerschaft vereinbarten EASY SOFTWARE und Rhenus Office Systems, das jeweilige Partnerunternehmen mit den eigenen Kernkompetenzen zu unterstützen.

Durch diese Zusammenarbeit erhalten Kunden beider Unternehmen die optimale Rundumlösung für ihr Dokumentenmanagement – sowohl in digitaler als auch in Papierform. Mit dem ganzheitlichen und DSGVO- konformen Ansatz des „Document Lifecycles“ werden Planungs- und Entscheidungsprozesse auf Seiten der Kunden vereinfacht. Die Kompetenz und langjährige Erfahrung beider Partner bieten Kunden High-Level- Lösungen, die perfekt aufeinander abgestimmt sind und einen schnellen Return on Investment (ROI) ermöglichen.

Die Zielgruppen und Kundenkreise bilden eine große gemeinsame Schnittmenge, aus der bereits in der Vergangenheit erfolgreich gemeinsame Kundenprojekte resultierten.

Rhenus Office Systems ist Teil der Rhenus Gruppe, einem Familienunternehmen mit EUR 5,5 Mrd. Jahresumsatz und 33.000 Beschäftigten. Rhenus Office Systems steht für innovative Dokumenten- und Informationslogistik und ist für über 15.000 Auftraggeber im In- und Ausland tätig. Mit Kernkompetenzen im Scannen, Archivieren, Vernichten und Verwalten von Dokumenten in Papierform ergänzt Rhenus Office Systems ideal das digitale Angebot von EASY.

Ansprechpartner bei EASY für die Kommunikation mit der Rhenus Office Systems GmbH ist Dirk Hupperich, Tel. 0208-45016211, Mail: dirk.hupperich@easy.de.

• EASY SOFTWARE AG steigert den Konzernumsatz um 9,1 % auf EUR 46,6 Mio.
• EBITDA in Höhe von EUR -0,9 Mio. belastet durch Restruktuierungsmaßnahmen und Sondereffekte von EUR 2,6 Mio.
• Starkes Q4 in 2018 mit 13 % Umsatzwachstum gegenüber dem Vorjahresquartal und EUR 2,7 Mio. EBITDA vor Sondereffekten

Die EASY SOFTWARE AG hat im Jahr 2018 ihren Umsatz mit 9,1 % überproportional gegenüber dem Vorjahr gesteigert. Dies geht aus dem heute veröffentlichten Geschäftsbericht hervor. Damit konnte die EASY SOFTWARE AG ihre starke Marktposition im Bereich Content Services behaupten. 

Getragen wurde das Wachstum von einer starken Performance im deutschsprachigen Kernmarkt vor allem im Direktvertrieb. In Summe haben auch die internationalen Tochtergesellschaften, insbesondere Österreich und die Türkei, das Wachstum des Konzerns positiv beeinflusst.

Die EASY SOFTWARE AG hat sich mit ihrer Strategie EASY 21 als Partner für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen positioniert. Durch den Zukauf der Apinauten GmbH konnte das Unternehmen sein Cloudgeschäft ausbauen und eine der weltweit führenden Plattformen im Bereich der Digitalisierung und Mobilisierung von Kundenanwendungen übernehmen (Quelle: Gartner Critical Capabilities for Mobile App Development Platforms, 18. September 2018).

Gleichzeitig wurde das Ergebnis durch Restrukturierungsmaßnahmen belastet. Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um einmalige Sondereffekte (EUR 2,6 Mio.) aus einem freiwilligen Personalprogramm (EUR 1,0 Mio.) zur Senkung der Personalkosten, Restrukturierungsaufwendungen in der organisatorischen Aufstellung (EUR 0,4 Mio.), der Implementierung des eigenen SAP Systems (EUR 0,2 Mio), Einmalkosten durch die Akquisition der Apinauten GmbH EUR 0,25 Mio. und durch periodenfremde Effekte (0,74 Mio.), die wirtschaftlich den Vorjahren zuzurechnen sind.

Basierend auf den erfolgreichen Restrukturierungsmaßnahmen hat die EASY Gruppe bereits ein starkes viertes Quartal mit EUR 14,9 Mio. Umsatz und EUR 2,7 Mio. EBITDA vor den Sondereffekten und periodenfremden Aufwendungen abgeschlossen. Dies bedeutet ein Wachstum im vierten Quartal 2018 um 13 % gegenüber dem Vorjahresquartal und ein EBITDA von 2,7 Mio. (+ 56 %). Zur Ergebnisverbesserung hat insbesondere die Neuaufstellung im Consulting Bereich beigetragen, welcher erstmalig im Q4 2018 positive Ergebnisse im Berichtsjahr erzielen konnte.

Ertrags-, Finanz- und Vermögenslage

Der Konzernumsatz der EASY Gruppe belief sich im Geschäftsjahr 2018 auf EUR 46,6 Mio. (2017: EUR 42,7 Mio.). Das entspricht einer Steigerung um 9,1 %. Die Umsätze im Lizenz-Neugeschäft wuchsen überproportional um 16,8 %.

Zuzüglich aktivierter Eigenleistungen und sonstiger betrieblicher Erträge ergab sich eine Gesamtleistung in Höhe von EUR 47,3 Mio. (2017: EUR 44,3 Mio.). Die aktivierten Eigenleistungen entfielen auf Entwicklungen im Cloudgeschäft und lagen mit TEUR 348 (2017: TEUR 895) in der erwarteten Höhe.

Vor diesem Hintergrund belief sich das Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen (EBITDA) im Geschäftsjahr 2018 auf EUR -0,9 Mio. (2017: EUR 3,0 Mio.) Das EBIT (Ergebnis vor Zinsen und Steuern) betrug EUR -3,6 Mio (2017: EUR 0,9 Mio.) und das Konzernergebnis vor Steuern (EBT) verminderte sich auf EUR -2,4 Mio. (2017: EUR 1,6 Mio.). Unter Berücksichtigung eines Steuerertrags in Höhe von EUR 0,1 Mio. (2017: EUR 0,2 Mio.) ergab sich somit ein negatives  Konzernergebnis (Geschäftsergebnis) in Höhe von EUR -2,3 Mio. (2017: EUR 1,9 Mio.). Dies entspricht einem Ergebnis pro Aktie in Höhe von EUR -0,43 (2017: EUR 0,36). Das Ergebnis wurde durch einmalige Sondereffekte aus Restrukturierungsmaßnahmen in Höhe von EUR 2,6 Mio. belastet.

Der Nettozahlungsmittelzufluss aus betrieblicher Tätigkeit verringerte sich im abgelaufenen Geschäftsjahr auf EUR -0,1 Mio. (2017: EUR 1,2 Mio.). Dies ist in erster Linie auf das gesunkene Konzernergebnis zurückzuführen. Somit ergab sich für das Geschäftsjahr 2018 insgesamt ein leicht negativer Gesamt-Cashflow in Höhe von EUR -0,3 Mio. (2017: EUR -0,1 Mio.). Die Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente beliefen sich am 31. Dezember 2018 auf EUR 1,5 Mio. (31. Dezember 2017: EUR 1,7 Mio.). Die Eigenkapitalquote betrug 61,0 % (2017: 68,5 %).

Ausblick

Durch die umfangreichen Restrukturierungsmaßnahmen aus Altlasten der Vorjahre und Anpassungen der zu hohen Kostenstruktur ist es gelungen, bereits das vierte Quartal 2018 mit einer zusätzlichen positiven Wachstumsdynamik und einer Ergebnisverbesserung abzuschliessen. Der Trend hat sich im ersten Quartal 2019 fortgesetzt und die EASY SOFTWARE Gruppe liegt im Umsatz deutlich über dem Vorjahresquartal. Der Zukauf der Apinauten GmbH lässt den Cloud Umsatz auf 8,3 % des Gesamtumsatzes steigen. Somit werden über 60 % der Konzernumsätze aus wiederkehrenden Supportumsätzen und Cloud-Abonnements erzielt.

Die Apinauten GmbH konnte bereits in den ersten Monaten des Geschäftsjahres einen Auftragseingang von über EUR 1 Mio. erzielen und erfüllt somit die hochgesteckten Erwartungen. Die Refinanzierung der Akquisition erfolgte teilweise über eine im März 2019 platzierte Kapitalerhöhung, die 5-fach überzeichnet wurde und das Vertrauen der Aktionäre in die Unternehmensstrategie der EASY unterstreicht. Im ersten Quartal 2019 ist der Umsatz der EASY SOFTWARE AG um 23 % gewachsen. 

Fokus mit neuem Management auf Wachstum und Profitabilität 

Der Vorstandsvorsitzende Dieter Weißhaar hat das Unternehmen seit seinem Antritt im September 2018 auf Wachstum ausgerichtet und setzt damit konsequent die Strategie EASY 21 um.

Die EASY SOFTWARE AG hat mit der Ernennung von Lisa Skelnik zur Leiterin Unternehmenskommunikation ihr neues Management-Team fürs erste komplettiert. Die Geschäftsführungen der Tochtergesellschaften berichten seit Dezember 2018 direkt an den Vorstandsvorsitzenden und sind mit Branchenexperten besetzt. Die deutsche Vertriebsgesellschaft wird seit 1. Februar 2019 von Alfred Pfaff, einem ehemaligen Vorstand der Software AG, geleitet. Andy Boulton, früherer Oracle Executive für den Applikationsvertrieb in Großbritannien, führt die englische Tochtergesellschaft seit September 2018. Die Landesgesellschaft in den USA wird von Michael Rennell auf Wachstum getrimmt, der in der Vergangenheit bereits Softwareanbieter erfolgreich entwickelt und an VMware bzw. Siemens verkauft hatte. Das globale Partner Management wurde aus den eigenen Reihen mit Matthias Höfelmeyer, der seit sieben Jahren als Partner Manager bei der EASY Gruppe und zuvor in leitender Funktion bei der Optimal Systems GmbH tätig war, besetzt. Den globalen Servicebereich leitet seit 1. November 2018 Werner Höllrigl, der zuvor den Consulting Bereich DCH der Oracle geführt hat und bei Microsoft und Xerox in verantwortlicher Position tätig war.

Das Gründerteam der Apinauten GmbH aus Leipzig ist nun Teil des Managements und bringt mit Marcel Etzel (GF), Michael Reiserer (Vertrieb), Dr. Lutz Kohl (CTO), Andreas Fey (Entwicklung) einen umfangreichen Kompetenzgewinn für die EASY Gruppe.

Die EASY SOFTWARE AG hat durch die Akquisition der Apinauten GmbH technologisch die Zukunft der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Blick. Mit einem erfahrenen Management-Team bestreitet das Unternehmen die Expansion im Wachstumsmarkt der Content Services. Das Management-Team führt die EASY SOFTWARE AG zu Wachstum und operationaler Exzellenz, um die marktführende Position auszubauen.

Mobilität macht´s möglich

Der Komponente „Mobilität“ kommt dabei ein ganz besondere Rolle zu: „Die Kombination von Cloud und mobilen Devices ermöglicht vollkommen neue Formen von vernetzter, Orts- und Zeitunabhängiger Zusammenarbeit. Die Erfahrung zeigt: Unternehmen werden innovativer, agiler und produktiver“, weiß Sascha Löwer, Head of Sales bei der EASY ENTERPRISE SERVICES GmbH (EES).

Die Grenzen verschwimmen

Klar ist: Usability gewinnt zunehmend an Bedeutung. „Die Grenzen zwischen zu Hause und dem Büro verschwimmen immer mehr. Geschäftsprozesse müssen „appified“ werden“ lautet etwa die Schlussfolgerung von John Mancini, President bei AIIM International. Laut aktuellen Erhebungen sind bereits mehr als die Hälfte aller deutschen Unternehmen dabei, eine digitale mobile Arbeitsumgebung zu schaffen und Geschäftsprozesse auch mobil einzubinden. Auf gut Deutsch: Mobilität ist ein wesentlicher Schlüssel, um die Tür zur modernen Arbeitswelt zu öffnen.

EASY SPIRIT – professionell mobil

Eine Entwicklung, die EASY frühzeitig erkannt und entsprechend reagiert hat. Zum Beispiel mit EASY SPIRIT: EASY SPIRIT ist die professionelle Plattform zur einfachen und effizienten Entwicklung von (mobilen) Applikationen. Zugleich ist die Plattform Entwicklungs-, Test- und Laufzeitumgebung. Mehr noch: EASY SPIRIT integriert beliebige Backend-Systeme. Bestehende Legacy-Systeme (auch EASY ECM SUITE) lassen sich mit der Lösung mobilisieren. Ebenfalls wichtig: EASY SPIRIT deployed auf verschiedensten Frontend-Plattformen (Apple, Android, Web, Integration in Drittsysteme).

So individuell wie Sie es wünschen

EASY SPIRIT unterstützt und erleichtert Kernprozesse im Unternehmen. Apps sind schnell lauffähig und kommunizieren in Echtzeit mit zentralen Anwendungen – dank Software Development Kits und Standard-Konnektoren. Die Folge: Unternehmen verbessern Datenqualität, Datenmanagement und Datenverfügbarkeit“ erklärt Sascha Löwer. Auch spezielle Anforderungen sind machbar: Sie benötigen eine individuelle App, um auch unterwegs immer vollständig handlungsfähig zu sein? Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, diese App für Sie zu entwickeln und gleichzeitig all Ihre benötigten Systeme mit Hilfe der Schnittstelle zu EASY SPIRIT2Design einzubinden. Denn: Mit EASY SPIRIT bleiben keine Wünsche offen.

Oberstes Ziel: eine passende Gesamtlösung

Auf der anderen Seite gibt es viele neue Technologien, die als Plattformdienste zur Verfügung stehen, etwa Big Data, Predictive Analytics, Maschine-Learning etc. Hinzu kommt natürlich auch EASY Archive Smart. Solche Dienste gilt es vollständig in die heutigen Kernprozesse zu integrieren und miteinander zu verzahnen. Unser Ziel ist, einzelne Komponenten, also Software as a Service, Platform as a Service und On-Premises zu einer Gesamtlösung in Form von Daten, Dokumenten und Workflows zu einem Prozess, zu einer Lösung zusammenzufassen. Dabei ist nicht relevant, wo diese Daten, Dokumente oder Workflows liegen bzw. laufen. Entscheidend ist: Die Gesamtlösung muss passen.

Lösungen und Integration sind unsere Aufgabe

Das ist – gemeinsam mit unseren Partnern –unser Verständnis bei EASY. Wir bieten Solutions und Integration, wir verbinden die SAP- und Non-SAP-Welten miteinander. Übrigens: Auch EASY SPIRIT-Komponenten lassen sich mit dem SAP-System verbinden. Kunden und Partner können die SAP-basierten Produkte nutzen, die wir Ihnen in der EASY PCM Suite zur Verfügung stellen. Mit der SAP Cloud Platform, den weiteren SAP-Plattformdiensten und EASY PCM Process2Design® lassen sich individuelle Prozesse bauen oder vorgefertigte PCM Process-2Go-Module implementieren. Die Process2Go-Module bieten über die rein technische Integration der genannten Komponenten vorgefertigte Fachprozesslösungen und Kunden und Partnern die Möglichkeit, auf Basis von Best Practice einen schnellen Projekterfolg zu generieren.

Die Kernprozesse, Industrie 4.0 und Predictive Analytics

Was hat das nun alles mit Industrie 4.0 und Predictive Analytics zu tun? Nun, eine ganze Menge. Hier geht es darum, Zahlen und Daten, die uns Prozesse zum Beispiel in SAP zur Verfügung stellen, mit Prognose-Modellen zu verknüpfen. Ein Thema ist etwa die Prognose von Maschinenausfällen und Wartungszeiten, die sogenannte Predictive Maintenance. Wartungen und den Austausch von bestimmten Maschinenteilen planen Unternehmen nach algorithmisch unterstützen Prognosen. Damit EASY derartige Prozesse einbinden kann, kooperiert das Unternehmen mit Statworx, einem Beratungsspezialisten für Statistik, Data Mining und Predictive Analytics mit Sitz in Frankfurt am Main, Zürich und Wien sowie mit der iXLOG Unternehmensberatung GmbH (Hofheim, Kreuzlingen und Wien). Diese verbinden die Daten aus Predictive Analytics mit EASY PCM Process2Design® und SAP, um beispielsweise Wartungsprozesse abbilden zu können.

Sind Sie neugierig geworden und wollen mehr dazu wissen? Besuchen Sie die PCM Suite auf unserer Homepage und nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Aber eine App zu designen, mit der man mobil auf ERP-Systeme und Unternehmensprozesse zugreifen kann – das ist eine ganz andere Herausforderung – und damit genau das Richtige für EASY und die Entwicklungsplattform EASY SPIRIT2Design: Sie beschleunigt die Entwicklung und Bereitstellung von Standard-Apps und hochgradig individualisierten Apps für Unternehmen. Und das nicht „irgendwie“, sondern um die vierfache Geschwindigkeit.

Einfach mächtig oder mächtig einfach?

Wie schafft EASY SPIRIT2Design, was andere nicht schaffen? Die Plattform ist einfach zu bedienen, aber mächtig in der Funktion. Mit dem webbasierten Interface lassen sich im Handumdrehen Business-Logiken und -Modelle erstellen. Es bietet eine Vielzahl fertiger Services und Anwendungen, die sich nutzen und anpassen lassen. Um beispielsweise eine Schnittstelle zu SAP hinzufügen, reicht es aus, das SAP Modul anzuklicken, es ins aktuelle Projekt hineinzuziehen und die Verbindungsparameter zum SAP-System zu definieren. Schon hat man Zugriff auf die Daten im ERP. Genauso leicht funktioniert das mit Salesforce, Sharepoint oder anderen Systemen.

Anpassung an Betriebssysteme? Aber locker…

Bereits dahinter verbirgt sich eine Integrationsleistung sondergleichen. Doch damit nicht genug: Für Datenbanken wie MySQL, mmSQL oder PostgreSQL stehen fertige Konnektoren bereit. Gleiches gilt für externe Services, die es anzubinden gilt. Und das Beste: Ebenso flexibel zeigt sich SPIRIT2Design bei der Anpassung von Apps an mobile Betriebssysteme. Standardschnittstellen für Android, iOS, Microsoft und BlackBerry stehen bereit und bringen die Prozesse auf jedwedes Gerät. Die App erhält lediglich den entsprechenden Client und ist damit sofort lauffähig. Aufwendig neu schreiben? Nicht mit uns.

Und die Moral von der Geschicht? EASY SPIRIT2Design ist der Turbo für App-Entwickler und verkürzt die Entwicklungszeit um den Faktor vier. Die App ist schneller bei den Anwendern, schneller produktiv. Schneller am Start sein? Selten war das so wertvoll wie in Zeiten der Digitalisierung.

Für weitere Informationen zur SPIRIT Suite, klicken Sie bitte hier.

Nie wieder Akten schleppen…

Mit EASY File2Go hat man alle wichtigen Dokumente stets parat – ohne schwere Aktenordner mit auf die Reise nehmen zu müssen. Nun können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Dokumente selektieren und in digitalen Akten ablegen. Diesen Akten können sie dann noch ein Ablaufdatum zuordnen und festlegen, wer darauf zugreifen darf. Nach Ablauf der definierten Frist verschwindet die Akte automatisch von den mobilen Endgeräten. Der Zeitpunkt lässt sich auch problemlos verlängern.

Rechnungsfreigaben beschleunigen – Skonto und Boni kassieren

In Kooperation mit der SIV AG entwickelt EASY die Möglichkeit Rechnungen auch von unterwegs freigeben zu können. Denn in der Praxis hat sich gezeigt: Viele Entscheider sind häufig unterwegs In der Konsequenz bleiben Rechnungen liegen und häufen sich. Das führt dazu, dass Skonti und Boni zu verfallen drohen oder tatsächlich „flöten“ gehen. Auch kann es passieren, dass Lieferanten Unternehmen in der Bonität schlecht bewerten, obwohl sie finanziell gut dastehen. Mit der App EASY Invoice – Mobile ist eine Zeitersparnis von bis zu 30 Prozent möglich. Weitere Vorteile: EASY Invoice bleibt weiterhin das führende System im Hintergrund, die mobile App fügt sich nahtlos in die Prozesslandschaft ein.

Urlaubsanträge per App

EASY Vacation Management wird vorerst für die interne Nutzung entwickelt und gibt per Fingertipp sofort einen Überblick über alle genommenen und noch verfügbaren Urlaubstage. Will man neuen Urlaub beantragen, einfach von überall aus Start- und Enddatum auswählen, die Art des Urlaubs wählen (Sonderurlaub, Bildungsurlaub etc.) und den Antrag an den Vorgesetzten senden. Gleichzeitig setzt das System einen Marker auf dem Kalender im Smart- oder iPhone. Bestätigt der Vorgesetzte den Urlaub, dann erhält der User eine Nachricht. Entwickelt haben wir diese App mit EASY SPIRIT.

Diese Beispiele zeigen sehr deutlich, wie Unternehmen mit der EASY Mobility Line Prozesse kürzer und effektiver gestaltet können. Die ersten Apps sind bereits verfügbar. Weitere folgen in Kürze. Zudem gibt EASY SPIRIT den Partnern leistungsfähige Werkzeuge an die Hand, mit denen jeder einfach und schnell selber Apps bauen kann. In diesem Sinne: los geht’s!

Für weiterführende Informationen über die SPIRIT Suite, klicken Sie bitte hier.

Die Zeugniserstellung ist ein ungeliebtes Kind in vielen Personalabteilungen.

Oft gibt es aktuell dringendere Dinge zu erledigen und so müssen Beschäftigte manchmal lange auf ihre Zeugnisse warten. Nicht anders war es bislang bei der Axel Springer SE. Um dies zu ändern, hat der Medienkonzern für die Zeugniserstellung einen SAP-integrierten Prozess der EASY SOFTWARE AG installiert. Er unterstützt Führungs-kräfte und den Personalbereich effektiv bei der Zeugniserstellung. Die Beschäftigten erhalten dadurch zeitnah rechtsichere und hochwertige Zeugnisse.

Die Personalabteilungen an den Standorten Hamburg und Berlin der Axel Springer SE betreuen rund 5.000 Beschäftigte und erstellen pro Jahr durchschnittlich 500 Zeugnisse. Dies geschah in der Vergangenheit in Handarbeit unter Nutzung verschiedenster Kommunikationsmittel und dauerte entsprechend lang.

"Wir brauchen bei der Zeugniserstellung eine Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung", sagt Ulrike Fuhrmann, Teamleiterin HR Administration in der Personalabteilung der Axel Springer SE, "jeder Mitarbeiter möchte gern ein individuelles Zeugnis.

Im HR-Team müssen wir aber auch effizienter und schneller werden und wollten den Zeugnisprozess deswegen durch Softwareeinsatz unterstützen."

Dies löste Axel Springer über zwei Wege: einen elektronischen Prozess für das Anstoßen und Weiterbearbeiten des Zeugniswunsches sowie das Bereitstellen vorgefertigter Textmodule, die sich in Variationen immer wieder verwenden lassen. Zum Einsatz kommt das Produkt EASY PCM Process2Design der EASY SOFTWARE.

Browserbasierte Anwendung

Technische Herausforderung in diesem Projekt war, dass im Konzern mit unterschiedlichen Betriebssystemen gearbeitet wird. Es musste daher eine browserbasierte Anwendung sein, die auf allen Betriebssystemen läuft und gleichzeitig zwecks Datenexport und -import SAP-integriert ist. Sie sollte außerdem erweiterbar sein, denn komplexe Organisationsstrukturen wie bei Axel Springer erschweren den Roll-out einer standardisierten Anwendung, wie Ulrike Fuhrmann weiß. Die EASY SOFTWARE AG punktete bei allen diesen Kriterien und wurde deshalb ausgewählt.

Betriebsrat einbinden

Nicht im ganzen Konzern ist das System bereits im Einsatz, sondern wird zunächst bei den Konzerntöchtern Media Impact GmbH & Co. KG und Bild Digital GmbH & Co. KG drei Monate lang getestet. Im Verlaufe des Jahres 2013 soll der Nutzen dann mit dem Gesamtbetriebsrat besprochen werden. Die Arbeitnehmervertretung wirft stets ein waches Auge auf technische Neuerungen im Personalwesen. Ist eine standardisierte Zeugniserstellung wirklich im Sinne der Beschäftigten und wie profitieren sie davon? Die gesamte Vorbereitungs- und Roll-out-Phase waren geprägt von enger Abstimmung mit dem Gesamt- und Konzernbetriebsrat.

Sicherheit bei der Formulierung durch Textmodule

So dauerte es vom Formulieren des Anforderungskataloges über Ausschreibung, Produktauswahl und Feinkonzeption bis zur fertigen Umsetzung ein ganzes Jahr. Bevor der erste Zeugnisworkflow starten konnte, musste die Personalabteilung erst einmal die Basis schaffen in Form von Textmodulen, die mit EASY PCM Process2Design entworfen und im SAP-System hinterlegt werden. Ein weites Feld mit hohem Customizing-Aufwand, bei dem sich Axel Springer für eine Kategorisierung nach elf Themenfeldern und eine Benotung von sehr gut bis ausreichend entschieden hat. Es sind die klassischen Themenfelder aus der Personalbeurteilung:

Fachwissen, Weiterbildung, Auffassungsgabe, Denk- und Urteilsvermögen, Leistungsbereitschaft usw. Im ersten Schritt hat die Personalabteilung Texte für kaufmännische Angestellte entworfen, im nächsten Schritt sollen solche für Redakteure folgen.

Pro Themenfeld und Note gibt es sechs Textmodule, und dies jeweils einmal für Abschluss- und Zwischenzeugnis. Die Aufgabenbeschreibungen sind teilweise bereits im System vorhanden, können ergänzt und weiterbearbeitet bzw. auch neu angelegt werden.

All diese Texte sind nun im SAP Backend- System abgelegt und werden bei der Zeugniserstellung mit PCM Process2Design herangezogen. Für Führungskräfte und Personalabteilung heißt das: Sie müssen nicht mehr jedes Mal aufs Neue Texte kreieren, sondern greifen auf standardisierte Module zurück.

Damit das Ganze nicht zu starr wird, kann der Ersteller die Standardtexte beliebig ergänzen oder erweitern und die neuen Versionen wiederum als Textvorlage speichern. So ist trotz Standardisierung eine immer weiter steigende Individualisierung von Zeugnissen möglich.

Personaler und Führungskräfte stoßen Prozess an

Mit den Textmodulen steht einer Zeugniserstellung per Knopfdruck damit nichts mehr im Weg. In der Praxis funktioniert dies so: Jede disziplinarische Führungskraft kann im Manager Self Service- Bereich des SAP-Personalportals für einen ihm unterstellten Mitarbeiter die Erstellung eines Zwischenzeugnisses initiieren. Auslösendes Moment dafür ist in der Regel der entsprechende Wunsch des Mitarbeiters. Analog tun dies die Personalsachbearbeiter, jedoch nicht über das Personalportal, sondern den Business Workplace des SAP Backend- Systems. Sie können, anders als die Führungskraft, für alle Beschäftigten Prozesse anstoßen und außerdem auch Abschlusszeugnisse initiieren – für die in der Regel ein Ausscheiden den Anlass darstellt.

Im ersten Schritt des Workflows werden aus SAP HCM zunächst die Stammdaten des Mitarbeiters übertragen.

Dann schlägt das System zum Zeugnisempfänger automatisch nach dem Organisationsmanagementsystem eine Führungskraft vor, welche die Beurteilung vornimmt und das Zeugnis letztlich unterschreibt. Der Initiator schreibt eine Eingangsformulierung; die Führungskraft hinterlegt bzw. ergänzt die Aufgabenbeschreibung anschließend und nimmt die Beurteilung aus den elf Themenfeldern über die entsprechende Note vor, wobei sie aus den sechs Textmodulen den passenden wählt.