Kosteneinsparung und Kostentransparenz

Digitale Lösungen setzen sich bisher aus zwei großen Kostenblöcken zusammen:

• Lizenzkosten für die Software
• Kosten für die IT-Infrastruktur, bestehend aus der Initialinvestition für die Serverinfrastruktur und den Administrationsaufwänden

Besonders letztere sind schwer zu erfassen, da sie sich oft nicht eindeutig auf Kostenstellen umlegen lassen und sich weniger an den tatsächlichen Aufwänden bemessen, sondern daran, wie viele Mitarbeitende dafür nötig sind.

Die Verlagerung in die Cloud ermöglicht, die eigene IT-Infrastruktur und deren Administrationskosten weitestgehend einzusparen. Denn Aufgaben wie Backup- und Recovery-Prozesse, Kapazitätsmanagement, Monitoring und Logging, Sicherheitsupdates und Compliance-Checks werden damit an den Cloud-Dienstleister ausgelagert, der diese Leistungen durch seine Skalierungseffekte günstiger anbieten kann, als man es im Regelfall unternehmensintern leisten kann.

Arbeiten von überall aus

Home-Office und Remote Work sind in vielen Unternehmen heute Standard. Ermöglicht wurde das durch Cloud-Services. Denn im Gegensatz zu den früher üblichen On-Premise-Lösungen ermöglichen Cloud-Lösungen einen einfachen und sicheren Zugriff auf Unternehmensressourcen von überall aus.

IT-Infrastruktur und Systemarchitektur automatisch auf dem neuesten Stand halten

Eigene IT-Infrastruktur wird normalerweise genutzt, bis diese oft hohe Investition abgeschrieben ist und das Budget für eine neue bewilligt und diese installiert ist. Das bringt fast zwangsläufig mit sich, dass Organisationen wie Unternehmen und Verwaltungen veraltete IT-Infrastrukturen und Systemarchitekturen nutzen – mit allen Einschränkungen, Ineffizienzen und Sicherheitsrisiken.

Cloud-Dienste – insbesondere Software-as-a-Service und Plattformdienste – bieten Zugang zu neuesten Technologien und Architekturen, was die Effizienz steigert und die Wartung vereinfacht. Sie kümmern sich selbstständig darum, alles auf dem neusten Stand zu halten und vereinfachen so auch die Integration innovativer Lösungen. 

Die eigene IT entlasten: Sicherheit und Infrastruktur-Management durch Cloud-Provider 

Die Sicherheit von Systemen ist und war schon immer ein Wettlauf zwischen Angreifer und Verteidiger. Immer mehr Bereiche werden digitalisiert. Damit wachsen Umfang und Komplexität der Systeme. Und damit wird der Schutz immer aufwändiger – und zu einem komplexen Spezialgebiet, für das viele Organisationen nicht die notwendigen Ressourcen und Detailexpertise bereithalten können.

Für Anbieter von Cloud-Diensten wie Managed Services sind Sicherheit und Infrastruktur-Management keine Aufgaben, die irgendwie neben dem Tagesgeschäft der Administration erledigt werden müssen, wie in vielen Unternehmen, sondern Kernaufgaben. Diese umfassen normalerweise

• die automatische Durchführung von System-Updates und Patches,
• proaktives Monitoring und Problembehandlung,
• garantierte Service Level Agreements (SLAs),
• 24/7 Support durch ExpertInnen des Providers,
• verbesserte System-Redundanz und Ausfallsicherheit durch automatisierte Backups,
• Desaster Recovery, wie sie in diesem Umfang nur die wenigsten Organisationen für Ihre IT aufbringen können.

Fazit: Die Migration in die Cloud bietet eine Reihe von unmittelbaren Vorteilen. Darüber hinaus eröffnet die Cloud aber auch neue Möglichkeiten, wie zum Beispiel den verstärkten Einsatz von Big-Data-Lösungen, KI, eine schnellere Implementierung von neuen Tools oder eine schnelle Skalierbarkeit der Lösungen.

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Technologische Schlüsselkomponenten für die Verwaltung der Zukunft

Technologien wie KI, Cloud Computing, Robotic Process Automation (RPA) und Chatbots bieten der öffentlichen Verwaltung enorme Chancen zur Effizienzsteigerung und Verbesserung des Bürgerservices. Studien, wie die des Instituts für Innovation und Technik, zeigen, dass im öffentlichen Dienst rund 40 % der Arbeitsstunden durch Automatisierung potenziell eingespart werden könnten. Besonders relevant sind hierbei Bereiche wie Datenerfassung, Datenverarbeitung und standardisierte, repetitive Tätigkeiten.

Künstliche Intelligenz (KI): Datenanalyse und intelligente Entscheidungsfindung

KI ermöglicht die Analyse großer Datenmengen in kürzester Zeit, erkennt Muster und liefert fundierte Handlungsempfehlungen. Dies ist besonders wertvoll in Bereichen wie Stadtplanung (z. B. Optimierung von Ampelschaltungen durch Verkehrsdatenanalyse), Sozialverwaltung (z. B. Entwicklung bedarfsgerechter Unterstützungsangebote durch Auswertung sozialer Daten) oder Umweltmanagement (z. B. Analyse von Umweltdaten zur Entwicklung von Schutzmaßnahmen). KI kann auch zur Betrugserkennung, Risikobewertung und personalisierten Bürgerdiensten eingesetzt werden. Dabei ist es wichtig, die Risiken im Umgang mit KI zu kennen, wie wir in unserem Artikel über die Vielfalt von KI-Technologien und deren Auswirkungen auf Gesellschaft und Verwaltung ausführlich erläutern.

Robotic Process Automation (RPA): Automatisierung von Routineaufgaben

Robotic Process Automation (RPA) ist eine leistungsstarke Technologie, die repetitive Aufgaben in digitalen Systemen automatisiert. Durch den Einsatz von Software-Robotern können Behörden ihre Prozesse effizienter gestalten und Mitarbeitendenressourcen schonen. Ein Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von RPA ist die Bearbeitung von Corona-Soforthilfeanträgen. RPA-Bots hätten in diesem Kontext Aufgaben wie das Extrahieren von Daten, die Prüfung auf Vollständigkeit und die Berechnung von Auszahlungshöhen übernehmen können, was die Bearbeitung der Anträge beschleunigt und MitarbeiterInnen entlastet hätte.

Der große Vorteil von RPA liegt darin, dass Lösungen ohne tiefgehendes technisches Know-how implementiert werden können. Mit „Click-Recording“-Funktionen können Nutzer durch einfaches Klicken auf die Benutzeroberfläche Arbeitsschritte aufzeichnen, die dann in automatisierte Workflows umgewandelt werden. Dies ermöglicht eine schnelle Einführung von RPA-Lösungen ohne umfangreiche Programmierung. Zudem sorgt die nahtlose Integration zwischen verschiedenen Systemen dafür, dass Antragsdaten automatisch in Verwaltungssysteme überführt werden. So werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Fehler minimiert und die Effizienz der gesamten Prozesskette gesteigert – besonders bei hohem Antragsvolumen.

Chatbots: 24/7-Bürgerservice und effiziente Kommunikation

Chatbots bieten einen rund um die Uhr verfügbaren Bürgerservice. Sie beantworten Fragen, helfen bei der Beantragung von Dokumenten und leiten Anfragen an die zuständigen Stellen weiter. Dies entlastet die Mitarbeitenden und verbessert die Erreichbarkeit der Verwaltung. BürgerInnen können so beispielsweise Informationen zu Öffnungszeiten, benötigten Unterlagen oder dem Bearbeitungsstatus ihres Antrags per Chatbot abrufen. Die Entwicklung eines Verwaltungs-Chatbot für die jeweilige Behörde ist mit geringem Aufwand möglich. Eine Herausforderung dabei ist jedoch der Datenschutz, der hohe Anforderung an das Training der KI stellt.

Cloud Computing: Flexible, sichere und skalierbare IT-Infrastruktur

Cloud Computing bietet eine flexible und skalierbare IT-Infrastruktur, die es zulässt, Verwaltungsdienste sicher und effizient online anzubieten. Dies ermöglicht BürgerInnen den bequemen Zugriff auf Verwaltungsleistungen von überall und zu jeder Zeit. Zudem ermöglicht die Cloud eine bessere Zusammenarbeit zwischen Behörden und eine schnellere Implementierung neuer digitaler Dienste. Ein gutes Beispiel für die Umsetzung ist das Wirtschaftsserviceportal in Nordrhein-Westfalen, das Cloud Computing nutzt, um Unternehmen und GründerInnen den Zugang zu einer Vielzahl von Verwaltungsdiensten zu ermöglichen. Über das Portal können Unternehmen schnell und einfach auf Informationen, Formulare und Antragsverfahren zugreifen, wodurch die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit der öffentlichen Verwaltung erheblich verbessert wird.

Ausblick und erste Schritte zur digitalen Transformation

Die genannten Technologien bieten enorme Chancen, den Herausforderungen wie Fachkräftemangel und Erwartungsdruck von außen zu begegnen und den Fortschritt auch im Kontext der öffentlichen Verwaltung spürbar zu machen.

Die Einführung dieser Technologien stellt Behörden jedoch vor Herausforderungen, insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit. Eine durchdachte Digitalisierungsstrategie ist unerlässlich, um diese Aspekte zu adressieren und langfristig von den Vorteilen der Technologie zu profitieren.

Um die digitale Transformation erfolgreich zu starten, sollten Behörden klare Ziele definieren und priorisieren, welche Prozesse am besten für erste Erfolge geeignet sind. In dieser Phase unterstützt Allgeier Public mit umfassendem Know-how und langjähriger Erfahrung im öffentlichen Sektor. Gemeinsam entwickeln wir eine maßgeschneiderte Strategie und helfen bei der Auswahl der passenden Technologien. Mit Projekten auf kommunaler, Landes- und Bundesebene bietet Allgeier Public klassische Strategieberatung an, die auch Prozessoptimierung sowie die Begleitung von Rollout-Projekten umfasst. Durch diesen breiten Ansatz stellen wir sicher, dass wir die spezifischen Bedürfnisse jeder Verwaltungsebene berücksichtigen.

Um die digitale Transformation erfolgreich voranzutreiben, ist die Auswahl der richtigen Technologien entscheidend. Robotic Process Automation (RPA) und Cloud-Lösungen bieten sich als hervorragende Einstiegsmöglichkeiten an, da sie schnell und kostengünstig implementiert werden können und sofortige Effizienzsteigerungen ermöglichen. Allgeier Public unterstützt Sie in dieser Phase mit fundierter Beratung und hilft Ihnen, maßgeschneiderte, skalierbare Lösungen zu finden, die Ihre Prozesse digital transformieren.

Die BA ist mit rund 113.000 Beschäftigten (Stand: 2023) und einem Netz aus 150 Agenturen für Arbeit, 600 Niederlassungen, 300 Jobcentern sowie rund 100 Familienkassen eine der zentralen Institutionen im öffentlichen Dienst. Die komplexen Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und Systemverfügbarkeit erfordern einen hochprofessionellen IT-Support, der sowohl den reibungslosen Betrieb als auch die Einhaltung regulatorischer Vorgaben sicherstellt. Mit dem Zuschlag für den UHD der BA wird das Vertrauen in die Expertise und Zuverlässigkeit von Allgeier Public erneut bestätigt.

Unser Erfolg ist Teamarbeit

Dieser Meilenstein ist das Ergebnis des Engagements und der Expertise unseres Teams. Ein besonderer Dank gilt Barbara Schmatz, Christian Wendt, Waqas Meyer, Michael Meyerhoff, Julian Ulbrich, Steffi Plohmann, Aileen Schaible, Kai Simmendinger sowie weiteren engagierten Kolleginnen und Kollegen, die entscheidend zu diesem Erfolg beigetragen haben.

„Unsere langjährige Erfahrung im Expert IT-Service Desk hat den Unterschied gemacht. Die Qualität unserer Dienstleistungen und unsere durchdachten Konzepte haben die BA überzeugt und zeigen einmal mehr, dass wir ein führender Partner für IT-Services im öffentlichen Sektor sind,“ betont Christian Wendt, Director IT Service Desk.

Ausbau in Nürnberg: Regional noch stärker aufgestellt

Durch die Erweiterung unseres Standorts in Nürnberg verstärken wir unsere Kapazitäten und ergänzen unsere etablierten Expert IT-Service Desks in Düsseldorf und Hamburg. So schaffen wir eine noch stärkere Basis, um die anspruchsvollen Anforderungen der BA auf höchstem Niveau zu erfüllen.

„Mit der Erweiterung in Nürnberg bauen wir unsere regionale Präsenz weiter aus und setzen ein klares Zeichen für unsere Partnerschaft mit der BA und unser Engagement für erstklassigen IT-Service“, erklärt Barbara Schmatz, Director Sales.

Zuverlässige IT für die Herausforderungen von morgen

Öffentliche Institutionen wie die Bundesagentur für Arbeit sehen sich heute mit einer Vielzahl dynamischer und zunehmend komplexer Herausforderungen konfrontiert. Regulatorische Vorgaben, wachsende Anforderungen an Sicherheit und der steigende Bedarf an hochverfügbaren, flexibel skalierbaren IT-Systemen bilden die Grundpfeiler einer zukunftsorientierten digitalen Infrastruktur.

Themen wie die Registermodernisierung, die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und die Einführung moderner Online-Verfahren sind von großer Bedeutung, um den hohen Ansprüchen einer modernen Verwaltung gerecht zu werden.

Als verlässlicher Partner unserer KundInnen verbinden wir technologische Exzellenz mit tiefgreifender Branchenexpertise und entwickeln Lösungen, die höchsten Anforderungen an Sicherheit, Effizienz und Nachhaltigkeit gerecht werden.

Sie möchten mehr über unsere IT-Services für den öffentlichen Sektor erfahren? Kontaktieren Sie uns und entdecken Sie, wie wir Ihre digitale Infrastruktur mit maßgeschneiderten Lösungen zukunftssicher gestalten.

In einer idealen Welt sollte Vielfalt nicht nur toleriert, sondern aktiv gefördert werden. Unternehmen und Organisationen spielen dabei eine entscheidende Rolle, denn sie können den Arbeitsplatz gestalten und eine Kultur schaffen, die Vielfalt willkommen heißt und wertschätzt. Allgeier Public stellt ihren Kunden mit den „Digital Professionals“ einen großartigen ExpertenInnen-Pool zur Verfügung. Der entsprechende Rekrutierungsprozess der Expertinnen und Experten fokussiert sich auf die Qualifikation der Person und nicht beispielsweise auf die Herkunft, sexuelle Orientierung oder soziale Herkunft der Person. So arbeiteten 2023 bereits Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus fast 20 Nationen bei uns. Mehr als ein Drittel unserer Kolleginnen und Kollegen sind Frauen in einer als eher männerdominiert wahrgenommenen IT-Welt. Während wir in den Business Services eine eher junge Belegschaft haben, bieten wir in den IT-Projekten gerade auch älteren Kolleginnen und Kollegen die Chance auf interessante Projekte.

Der Mai ist „traditionell“ dem Thema Vielfalt gewidmet. Zusätzlich findet am 28. Mai der Deutsche Diversity Tag statt. Er ruft dazu auf, ein vielfältiges Miteinander in Organisationen zu fördern. Der Tag „bietet eine Plattform für Organisationen, sich aktiv mit dem Thema auseinanderzusetzen und Engagement für eine offene und diskriminierungsfreie Arbeitswelt zu zeigen.“

Diversität erweitert Horizonte, bereichert und schafft neues Bewusstsein dafür, worauf sie sich alles beziehen kann. Denn sie geht weit über Geschlecht oder ethnische Herkunft hinaus. Vielmehr umfasst Vielfalt eine Bandbreite von Dimensionen. Sie spiegelt sich unter anderem auch in Alter, Religion, sexueller Orientierung, körperlichen und geistigen Fähigkeiten oder Nationalität wider.

Warum ist Diversität gerade für Unternehmen so wichtig?

1. Optimierung der Talentsuche: Mit der Öffnung auf bisher ungewohnte Zielgruppen erhöht sich die Chance mehr Talente zu finden und einzustellen.
2. Eine diverse Belegschaft zieht nachweislich Talente an.
3. Vielfältige Teams stärken die Kreativität und Innovationskraft: eine altersgemischte und multikulturelle Belegschaft bringt ein breiteres Spektrum an Wissen, Fähigkeiten und neue Perspektiven in die Organisation.

Quelle: Charta der Vielfalt

Die Herausforderung liegt darin, dass die Mitarbeitenden, die täglich operativ tätig sind und die größten Herausforderungen ihres Arbeitsalltags am besten kennen, oft wenige Kenntnisse über die technischen Möglichkeiten von KI haben. Auf der anderen Seite können Data Consultants zwar technische Probleme lösen, jedoch besteht ohne das tiefe Verständnis für die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der operativen Mitarbeiter die Gefahr, dass die gelösten Probleme nicht die größtmögliche Wirkung entfalten.

Der Weg zur Identifikation und Erfassung von Anwendungsfällen

Hier setzt die Use Case Discovery an. Ihr Einsatz schafft eine Brücke zwischen den Fachexperten in Behörden und den Data Consultants. Der Prozess beginnt mit einem konkreten Problem, einer Fragestellung oder dem Bedarf eines Mitarbeitenden. Dieser beschreibt die Ausgangslage und definiert das gewünschte Ergebnis.

Gemeinsam mit einem Data Consultant wird daraufhin einSteckbrief entwickelt, der die essenziellen Informationen zum Use Case enthält. Dieser beinhaltet Mehrwerte, Ziele, den Status Quo, Schlüsselakteure sowie die Rolle von KI in der Lösung. Dieser Steckbrief wird für alle potenziellen Use Cases erstellt.

Anschließend werden diese dem*r oder den Entscheidungsträger: innen vorgelegt, der oder die unter Beratung und möglicher Vorauswahl die vielversprechendsten Use Cases auswählen. Die Auswahl sollte unter Einbeziehung sowohl von fachlicher als auch technischer Seite erfolgen. Ein entsprechendes Bewertungsframework kann dazu genutzt werden. Dies ist jederzeit auf die speziellen Bedarfe der jeweiligen Behörde anpassbar und kann auf Schwerpunkte, die im Fokus stehen, direkt eingehen. So ergibt sich eine Auswahl an Fokus Use Cases. Diese werden weiter spezifiziert, wobei die fachlichen und technischen Anforderungen geschärft werden. In diesem Stadium kann auch eine Prototypisierung oder Machbarkeitsstudie erfolgen. Die Umsetzung des Use Cases erfolgt durch die KI-Experten in einem iterativen Prozess unter der regelmäßigen Einbeziehung des Feedbacks der Fachexperten zum aktuellen Stand.

Der entscheidende Vorteil der Use Case Discovery liegt in der frühzeitigen Einbindung von Fachexperten und Data Consultants. Dies gewährleistet nicht nur, dass die Ressourcen für die relevantesten Use Cases optimal eingesetzt werden, sondern auch, dass die technische Umsetzbarkeit und der Ressourcenbedarf von Anfang an berücksichtigt werden.

Datenlabore dienen als Schnittstelle zwischen Fachexperten in den Behörden und KI-Spezialisten

Ein vielversprechender Ansatz besteht darin, die Rolle des Data Consultants, die aktuell noch oft durch externe Beratungsunternehmen übernommen wird, durch Mitarbeitende der internen Datenlabore zu ersetzen, wie sie gemäß der Bundesdatenstrategie in jedem Ressort auf Bundesebene eingerichtet werden sollen. Diese Datenlabore dienen als wichtige Schnittstelle zwischen Experten in den Behörden und den IT-Fachkräften. Sie übernehmen nicht nur unterstützende Aufgaben bei der Auswahl und Entwicklung von Use Cases, sondern prüfen auch frühzeitig die technische Umsetzbarkeit.

Potenziale von Use Case Discoverys erkennen und nutzen

Insgesamt eröffnet die Use Case Discovery in Behörden die Möglichkeit, die Potenziale der KI voll auszuschöpfen. Die Methode bietet eine strukturierte Herangehensweise, um die größten Herausforderungen zu identifizieren und maßgeschneiderte, effektive Lösungen zu entwickeln. Durch die Integration von Datenlaboren wird dieser Prozess noch weiter optimiert und trägt dazu bei, KI-Lösungen erfolgreich in den Arbeitsalltag von Behörden zu integrieren. 

Laurentiu, was machst Du gerade? Darfst Du uns etwas über Dein Projekt verraten?

Ich bin zurzeit als DevOps Engineer mit Schwerpunkt Design bei einer Verwaltungsbehörde tätig.

Der Fokus liegt nicht nur auf der Automatisierung von Abläufen, wie etwa der Installation von Software, sondern auch auf der Entwicklung effizienter und nachvollziehbarer Infrastrukturdesigns für langfristige Anwendbarkeit.

Spannend, das bedeutet also, dass Du die zwei Arbeitsbereiche Softwareentwicklung und IT-Administration nicht nur verbindest, sondern die Zusammenarbeit auch optimierst.

Hermann, Du arbeitest im gleichen Projekt auch als DevOps Engineer. Der Beruf des DevOps Engineers ist demnach sehr vielseitig, da man den gesamten Lifecycle einer Softwarelösung begleitet. Das klingt nach einem sehr interessanten Arbeitsalltag. Was gefällt Dir an diesem Beruf am besten?

Das Besondere für mich persönlich ist die Baustelle, an der viele Konzeptionen und Gedanken strukturiert bewertet werden müssen. Das bedeutet Zusammenarbeit mit erfahrenen und motivierten Mitarbeitern, die Bereitschaft zeigen, den aktuellen Stand zu verbessern und mit der Zukunft zu gehen.

Sobald ihr eine “Baustelle” abgeschlossen habt, geht es mit der nächsten weiter. Ihr müsst euch also schnell mit dem Projekt, den Teams und der Umgebung vertraut machen. Das ist sicher nicht immer einfach. Was sind eurer Meinung nach die Herausforderungen in diesem Berufsfeld?

Hermann: Die Herausforderung ist immer die Einarbeitung in nicht bekannte Systeme und Programme, die für jeden Betrieb individuell sind. Das braucht seine Zeit.

Laurentiu ergänzt: Dazu gehört, sich kontinuierlich an neue Programmiersprachen, Ansätze und Prozesse anzupassen.  Zudem erfordert es manchmal Zeit und Vertrauensbildung, um die eigenen Kompetenzen im Team zu etablieren.

Du hättest Deinen beruflichen Fokus auch auf ein IT-Anwendungsgebiet setzen können. Warum hast Du Dich für die Spezialisierung DevOps Engineering entschieden, Hermann?

DevOps Engineering ermöglicht einen Einblick in den Lebenszyklus einer Applikation und in das Zusammenspiel von Teilbereichen einer Anwendung auf verschiedenen Umgebungen. Dieser Beruf bietet eine erweiterte Sicht neben der reinen Entwicklung und den üblichen Programmiersprachen. Dadurch erlangt man ein höheres Skillset, das verstärkt in unserer momentanen Lage der IT benötigt wird.

Allgeier Public entwickelt IT-Lösungen für die öffentliche Verwaltung. Was ist für Dich das Besondere an dieser Branche, Laurentiu?

Eine vollständig digitale und automatisierte Lösung kann viele Vorgänge und Behördengänge effizienter gestalten und somit einen Beitrag zur Weiterentwicklung unserer Gesellschaft leisten.

Vielen Dank euch beiden und weiterhin viel Erfolg. 

Doch wie kann Digitalisierung erfolgreich funktionieren? Vieles funktioniert bereits. Nachholbedarf gibt es bei der Skalierung, einem gemeinsamen Zielverständnis sowie ehrlicher Kooperation und Offenheit zwischen den drei staatlichen Ebenen.